Tổng hợp nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chi tiết từ A – Z

Tòa nhà văn phòng muốn hoạt động ổn định, hiệu quả cần có những quy định, nội quy riêng. Hãy cùng InfoCity tham khảo mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chi tiết nhất dưới đây nhé!

Khái niệm nội quy quản lý tòa nhà văn phòng

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng là những quy định do BQT, BQL đề ra để đảm bảo hoạt động quản lý và vận hành tòa nhà được diễn ra chuyên nghiệp, hiệu quả.

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng gồm những đầu mục công việc như sau:

Quy định về đảm bảo an ninh cho các cá nhân, tổ chức, tài sản, cơ sở vật chất trong tòa nhà văn phòng và quy định về tác phong, giờ giấc trực của đội ngũ bảo vệ.

Xây dựng nội quy về việc giữ gìn vệ sinh chung của tòa nhà, chung cư.

Quy định về hoạt động chung của tòa nhà như: gửi xe, vận chuyển đồ đạc, trách nhiệm sử dụng trang thiết bị của cán bộ nhân viên, khách đến thăm, nhà thầu đến làm việc và thăm tòa nhà văn phòng.

Quy định về an toàn PCCC đảm bảo tính mạng và cơ sở vật chất cho người và tài sản.

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng để làm gì

Mục đích quản lý tòa nhà văn phòng chung

Nội quy tòa nhà văn phòng được thông báo rõ ràng, công khai đến toàn bộ cá nhân, khách thuê, khác đến thăm tòa nhà. Từ đó, nội quy sẽ giúp cá nhân, khách thuê, khách đến thăm nắm bắt được quy định chung và tuân thủ nội quy khi sử dụng tòa nhà văn phòng. Xây dựng nội quy chặt chẽ, phù hợp ngay từ khi tòa nhà văn phòng đi vào vận hành giúp cho quá trình vận hành tòa nhà diễn ra suôn sẻ, nhất quán.

Nội quy tòa nhà văn phòng giúp đảm bảo lợi ích, quyền lợi cho cá nhân, tổ chức, chủ đầu tư, an toàn về tài sản trong tòa nhà văn phòng. Từ đó, hướng tới xây dựng môi trường sống an toàn, văn minh, kỷ luật cùng nhau phát triển lâu dài, bền vững.

Mục đích quản lý tòa nhà văn phòng riêng

Cá nhân và doanh nghiệp thuê mặt bằng tòa nhà văn phòng

Nội quy tòa nhà văn phòng góp phần xây dựng môi trường làm việc an toàn, nghiêm túc, lành mạnh. Bên cạnh đó, nội quy tòa nhà văn phòng còn giúp chủ đầu tư, BQL thể hiện sự chuyên nghiệp, khẳng định vị thế của doanh nghiệp, đối tác khi hợp tác, đến thăm tòa nhà.

Với cơ quan quản lý tòa nhà, văn phòng, chủ đầu tư.

Hệ thống nội quy tòa nhà văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng, đây được coi là kim chỉ nam giúp cơ quan quản lý tòa nhà văn phòng, chủ đầu tư hoạt động đúng nguyên tắc, phân chia nhiệm vụ, đánh giá hoạt động quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả.

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức, cá nhân, khách thăm diễn ra hiệu quả và chuyên nghiệp nhất.

Tham khảo mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng

Hoạt động chung của tòa nhà văn phòng

Hoạt động của cá nhân, tổ chức ra vào tòa nhà cần diễn ra theo đúng quy định sau:

Cán bộ, nhân viên làm việc trong tòa nhà văn phòng

Trong giờ làm việc, CBNV phải đeo thẻ chức danh. vào các khung giờ làm việc, CBNV khi ra vào cần xuất trình thẻ và đăng ký qua bộ phận bảo vệ tòa nhà.

Với mục đích tạo dựng môi trường làm việc văn minh, khoa học. Cán bộ nhân viên trong tòa nhà cần sắp xếp trang thiết bị, tài liệu trong tòa nhà gọn gàng, đúng chỗ.

CBNV trong tòa nhà văn phòng sử dụng tài sản, máy móc, không gian chung trong tòa nhà văn phòng đúng mục đích và công năng. Trường hợp vận chuyển trang thiết bị ra vào hoặc tổ chức hoạt động tập thể, CBNV cần đăng ký trước với BQL và làm theo sự hướng dẫn của nhân viên bảo vệ tòa nhà.

Tuân thủ nội quy, quy định về phòng cháy chữa cháy. Báo ngay cho BQL khi có sự cố về máy móc liên quan đến tài sản chung của tòa nhà.

Hành vi bị cấm trong tòa nhà văn phòng

• Không được thực hiện các hành vi bị cấm trong tòa nhà văn phòng như: nghiện hút, đánh bạc, mại dâm, tàng trữ ma túy…
• Hút thuốc lá trong tòa nhà văn phòng.
• Tổ chức hoạt động kinh doanh buôn bán bất hợp pháp trong tòa nhà văn phòng.
• Các hành vi như tụ tập đông người, xả rác bừa bãi, gây tiếng ồn, phá hoại tài sản chung.

Nội quy đối với khách đến liên hệ công tác

Khách đến thăm và làm việc tại tòa nhà văn phòng cần xuất trình giấy tờ và đăng ký làm thẻ tại quầy lễ tân. Trước khi ra về, khách đến thăm tòa nhà văn phòng cần trả lại thẻ và nhận lại giấy tờ tùy thân.

Khách đến thăm tòa nhà văn phòng không được thực hiện các hành vi bị cấm trong tòa nhà.

Khách đến thăm không được tự do đi lại ngoài khu vực đăng ký đến làm việc.

Nội quy đối với nhà thầu, đơn vị bảo dưỡng, sửa chữa, bảo hành tại tòa nhà

• Nhà thầu, đơn vị bảo dưỡng cần xuất trình hồ sơ xin phép, đăng ký với BQL tòa nhà trước khi thực hiện các hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa.
• Khi đến làm việc tại tòa nhà văn phòng, nhân viên nhà thầu phải đeo thẻ trong suốt quá trình làm việc.
• Các hoạt động khoan, đục, hàn, sơn… phải thực hiện ngoài giờ hành chính.
• Nhân viên nhà thầu phải tuân thủ quy định về phòng cháy, chữa cháy, đảm bảo an toàn tài sản chung của tòa nhà.

Nội quy khi sử dụng thang máy

Tuân thủ hướng dẫn sử dụng thang máy và hướng dẫn của nhân viên lễ tân tòa nhà.

Nhân viên, khách đến thăm tòa nhà văn phòng không vứt rác, bôi bẩn, hút thuốc trong thang máy…

Vận chuyển thực phẩm tươi sống cần bọc và cất vào thùng có nắp đậy và phải vận chuyển trước 7h.

Nhân viên nhà thầu thi công chỉ được đi lại và vận chuyển đồ đạc bằng thang hàng chuyên dụng của tòa nhà văn phòng.

Phòng cháy chữa cháy tòa nhà văn phòng

Để đảm bảo an toàn tính mạng con người và tài sản, các cá nhân, khách đến thăm, tổ chức cần tuân thủ nội quy về phòng cháy chữa cháy:

+ CBNV phải tham gia đầy đủ lớp tập huấn về phòng cháy chữa cháy do tòa nhà văn phòng tổ chức.

+ CBNV, khách đến thăm tòa nhà văn phòng, nhân viên nhà thầu… cần tuân thủ hướng dẫn của BQL tòa nhà văn phòng và chuẩn bị đầy đủ các vật dụng để PCCC khi có sự cố xảy ra.

+ Không để các vật dụng ngáng đường, che chắn lối thoát hiểm.

+ Khi phát hiện có đám cháy trong tòa nhà văn phòng cần kịp thời di chuyển đến nơi an toàn, sau đó thông báo cho BQL hoặc đơn vị PCCC.

Công tác bảo vệ tòa nhà văn phòng

Nhân viên bảo vệ cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của tòa nhà văn phòng:

– Nội quy về tác phong của nhân viên bảo vệ khi làm việc tại tòa nhà văn phòng

+ Nghiêm cấm tổ chức uống rượu bia, đánh bạc hoặc làm việc riêng trong giờ làm.

+ Nhân viên bảo vệ phải mặc đồng phục theo quy định của tòa nhà văn phòng.

+ Nhân viên bảo vệ tòa nhà văn phòng phải có thái độ tôn trọng CBNV, khách hàng ra vào, làm việc tại tòa nhà.

– Trách nhiệm của nhân viên bảo vệ tòa nhà văn phòng

+ Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn cho người, tài sản, nghiêm túc thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy theo quy định của tòa nhà và pháp luật.

+ Điều phối và thực hiện kiểm soát phương tiện ra vào tòa nhà. Hướng dẫn khách và nhà thầu thi công đến đăng ký làm việc với bộ phận phụ trách.

+ Kiểm tra, rà soát việc khóa cửa, thiết bị điện, vệ sinh, hoạt động chung của tòa nhà.

+ Phối hợp và hỗ trợ cung cấp thông tin cho các đơn vị pháp luật để giải quyết các sự cố xảy ra.

Gửi xe tại tòa nhà văn phòng

Các phương tiện ra vào tòa nhà văn phòng cần tuân thủ các quy định sau:

– Các phương tiện phải dừng đỗ đúng nơi quy định, hướng dẫn của nhân viên bảo vệ. CBNV làm việc trong tòa nhà văn phòng phải đăng ký biển số xe với BQL tòa nhà, nếu thay đổi phương tiện cần thông báo cho BQL tòa nhà, chung cư.

– Trong trường hợp làm mất vé xe thì chủ phương tiện phải xuất trình các giấy tờ liên quan, lập biên bản, thực hiện bồi thường theo quy định của BQL tòa nhà.

– Chủ phương tiện xe phải bảo quản tư trang cá nhân, phương tiện đi lại.

Quản lý và sử dụng chìa khóa dự phòng

Quản lý và sử dụng chìa khóa dự phòng tốt đề phòng trong các trường hợp phát sinh, đồng thời đảm bảo an ninh, an toàn cho tòa nhà văn phòng:

BQL tòa nhà văn phòng cần phân công người giữ chìa khóa dự phòng. Trong trường hợp cần dùng đến chìa khóa dự phòng, chỉ người được phân công mới có quyền mở cửa phòng làm việc.

Người giữ chìa khóa phòng làm việc có trách nhiệm ký xác nhận, bàn giao lại lý do sử dụng chìa khóa cho BQL tòa nhà.

BQL tòa nhà có trách nhiệm kiểm soát, theo dõi thời gian, mục đích sử dụng chìa khóa dự phòng.

Sử dụng khu vực chung của tòa nhà văn phòng

– Hướng tới môi trường làm việc sạch đẹp, an toàn, các cá nhân, tổ chức, khách đến thăm tòa nhà văn phòng cần nghiêm túc thực hiện các nội quy sử dụng khu vực chung của tòa nhà văn phòng:

+ Không nấu ăn, hút thuốc trong các khu vực cấm trong tòa nhà.

+ Nghiêm cấm các hoạt động mua bán, chiếm dụng hành lang trong khu vực công cộng trong phạm vi tòa nhà.

+ Cần có biện pháp phòng tránh hư hỏng, thất lạc, mất vệ sinh chung khi vận chuyển hàng hóa. Hàng hóa phải được vận chuyển, tập kết đúng nơi quy định.  

Cách đảm bảo nội quy được thực hiện hiệu quả?

Đảm bảo nội quy của tòa nhà văn phòng được thực hiện, BQL cần thường xuyên tổ chức buổi tập huấn để cá nhân, bộ phận, tổ chức nắm được thông tin, hiểu rõ quy định nội quy của tòa nhà văn phòng.

Bên cạnh đó, BQL tòa nhà văn phòng cũng cần bố trí lực lượng bảo vệ để thường xuyên tuần tra, giám sát các hoạt động trong tòa nhà văn phòng để có kế hoạch xử lý kịp thời khi diễn ra sự cố.