Quy trình quản lý hợp đồng cho thuê tòa nhà, chung cư chuyên nghiệp nhất hiện nay

Quản lý hợp đồng thuê tòa nhà/chung cư được coi là một trong những công việc cần thiết, quan trọng mà BQL cần phải thực hiện. Quản lý hợp đồng cho thuê tòa nhà/chung cư hiệu quả không chỉ giúp thu hút nhiều đối tác, khách thuê mà còn giúp nâng cao năng lực quản lý, nâng tầm giá trị bđs tòa nhà/chung cư.

Hợp đồng thuê tòa nhà/chung cư là gì?

Hợp đồng thuê tòa nhà/chung cư bao gồm hợp đồng thuê mặt bằng, căn hộ, văn phòng… trong đó, các hợp đồng thuê này được hiểu là hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý hệ thống mặt bằng cho thuê, căn hộ, nhà ở. Nội dung hợp đồng có đầy đủ các điều khoản thỏa thuận giữa hai bên đối tác về mục đích sử dụng, giá dịch vụ, doanh thu, trách nhiệm bđs của các bên trong hợp đồng.

Hợp đồng thuê tòa nhà/chung cư không bắt buộc phải công chứng, được coi là một dạng giấy ủy quyền sử dụng bất động sản. Chủ căn hộ chung cư, người sở hữu, đại diện BQL tòa nhà/chung cư có thể sử dụng bđs để kinh doanh, cho thuê, hay sử dụng mục đích khác. Người thuê là cá nhân, doanh nghiệp có quyền và trách nhiệm đóng phí sử dụng BĐS hàng tháng, quý theo như hợp đồng quy định nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng của BĐS theo đúng quy định ghi trong hợp đồng.

Lý do ban quản lý tòa nhà/chung cư phải quản lý hợp đồng cho thuê

Quản lý hợp đồng thuê tòa nhà/chung cư là cần thiết vì đây là văn bản pháp lý đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên cho thuê và người thuê. Khi xảy ra sự cố, bất trắc thì hợp đồng thuê chính là căn cứ để các bên thực hiện trách nhiệm của mình.

Hợp đồng thuê tòa nhà/văn phòng đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên tham gia

Các loại hợp đồng bđs như: hợp đồng thuê nhà, thuê văn phòng, thuê mặt bằng là căn cứ pháp lý để giúp bên thuê và bên cho thuê đảm bảo quyền và lợi ích của cá nhân, tập thể của mình thông qua việc thống kê đầy đủ, rõ ràng quyền lợi của hai bên trong thời gian thực hiện hợp đồng.

Nội dung hợp đồng phải có những khoản quy định chính xác và rõ ràng những việc mà hai bên cần phải thực hiện. Đây sẽ là cơ sở để hai bên thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Đặc biệt là trong trường hợp xảy ra tranh chấp bởi hợp đồng thuê có dấu chứng nhận của pháp luật để bảo vệ quyền lợi cho các bên.

Là căn cứ để hai bên thực hiện đúng nghĩa vụ của mình

Hợp đồng thuê là cơ sở pháp lý ràng buộc các bên thực hiện đúng quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình như đã cam kết trong văn bản. Hợp đồng thuê càng rõ ràng và cụ thể thì càng giảm thiểu tình trạng xảy ra rủi ro, tranh chấp trong quá trình thực hiện. Hợp đồng thuê được thực hiện dựa trên hệ thống pháp luật Việt Nam: luật dân sự, luật thương mại…

Hợp đồng thuê là cơ sở để cơ quan chức năng quản lý

Có nhiều trường hợp dù đã ký hợp đồng thuê nhưng các bên vẫn xảy ra tranh chấp và mâu thuẫn, vì vậy, bản hợp đồng thuê chính là văn bản để các cơ quan chức năng bảo vệ quyền lợi cho các bên tham gia ký kết hợp đồng.

Cơ quan chức năng sẽ dựa trên những điều khoản trong hợp đồng để làm căn cứ phân định trách nhiệm giữa các bên tham gia và giải quyết xung đột, mâu thuẫn để bảo vệ quyền lợi đôi bên.

Có mấy loại hợp đồng cho thuê tòa nhà/văn phòng?

Hợp đồng cho thuê văn phòng trong tòa nhà/chung cư

Đây được coi là hợp đồng dân sự thể hiện cam kết giữa bên thuê và bên cho thuê. Hợp đồng này sẽ được soạn thảo dựa trên cơ sở thỏa thuận giữa hai bên về vị trí thuê, giá thuê, dịch vụ tiện ích, hỗ trợ đi kèm… cùng những điều khoản bắt buộc khác.

Sau khi ký kết hợp đồng, hai bên tham gia thực hiện những điều khoản có trong hợp đồng. Nếu một trong hai bên vi phạm các điều khoản trong hợp đồng thì bên vi phạm sẽ phải bồi thường hợp đồng như đã thỏa thuận mà trước đó hai bên đã ký kết.

Để đảm bảo quyền lợi cho hai bên và độ chính xác, hợp đồng cho thuê nên có luật sư kiểm tra tòa bộ nội dung của hợp đồng.

Hợp đồng thuê căn hộ, nhà ở trong tòa nhà/chung cư

Hợp đồng thuê căn hộ, nhà ở là một trong những loại hợp đồng phổ biến, thông dụng. Nội dung chủ yếu của hợp đồng gồm các điều khoản: bên thuê có trách nhiệm chi trả tiền thuê nhà theo tháng, quý, năm theo đúng thỏa thuận ghi trong hợp đồng; bên cho thuê có quyền và nghĩa vụ bàn giao bđs cho bên người, doanh nghiệp thuê.

Với những hợp đồng cho thuê từ 6 tháng trở lên thì sẽ được soạn thảo thành văn bản, có chứng nhận của cơ quan chức năng như Ủy ban nhân dân có thẩm quyền. Giá thuê căn hộ chung cư sẽ do các bên tự thỏa thuận với nhau và không được vượt quá mức khung giá quy định của pháp luật (nếu có).

Trường hợp người cho thuê căn hộ chung cư có thời hạn từ 2 năm trở lên, nếu bên cho thuê đã sửa chữa, nâng cấp căn hộ chung cư thì có thể tăng phí thuê căn hộ, tuy nhiên, phải thông báo trước cho bên thuê tối thiểu 3 tháng.

Hợp đồng cho thuê trung tâm thương mại, mặt bằng kinh doanh

Đây là loại hợp đồng thỏa thuận về việc cho thuê mặt bằng hoặc không gian kinh doannh để làm trụ sở công ty, kinh doanh, nơi buôn bán.

Hợp đồng cho thuê trung tâm thương mại, mặt bằng kinh doanh là bản hợp đồng dân sự. Theo đó, bên cho thuê sẽ phải thực hiện bàn giao mặt bằng để bên thuê sử dụng vào mục đích buôn bán, kinh doanh trong khoảng thời gian nhất định; người thuê nhà có trách nhiệm trả tiền thuê cho chủ nhà theo đúng điều khoản ghi trong hợp đồng theo quy định của pháp luật.

Khác với các loại hợp đồng thuê khác, hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh, trung tâm thương mại thường có thời gian và mức giá thuê cao hơn. Vì vậy, khi soạn thảo hợp đồng thuê trung tâm thương mại, mặt bằng kinh doanh các bên cần lưu ý điều khoản về thời gian và mức giá.

Quy trình quản lý hợp đồng cho thuê

Để quản lý tốt các loại hợp đồng cho thuê trong tòa nhà/chung cư, BQL cần nắm rõ quy trình quản lý hợp đồng, giai đoạn quản lý hợp đồng cho thuê nhằm nâng cao năng lực quản lý, vận hành tòa nhà/chung cư và quản trị rủi ro trong trường hợp phát sinh.

Xác định mục đích, yêu cầu và lập kế hoạch mục tiêu

Để quản lý hiệu quả các loại hợp đồng, ban quản lý nên xác định mục đích, yêu cầu của từng loại hợp đồng được ký, phân loại rõ ràng các hợp đồng này sau đó mới lập kế hoạch mục tiêu chi tiết.

Căn cứ vào thông tin của từng loại hợp đồng mà BQL có kế hoạch phân công nhân sự phụ trách từng mảng, loại hợp đồng, đồng thời thực thi giám sát nội dung, tiến trình, xử lý rủi ro các loại hợp đồng được thực hiện.

Soạn thảo và ký kết các loại hợp đồng tòa nhà/chung cư

Tùy từng loại hợp đồng cụ thể mà có cách soạn thảo nội dung, ký kết hợp đồng thuê tòa nhà/chung cư riêng biệt. Một số mục trong hợp đồng như: file mềm hợp đồng, mã số hợp đồng, thời gian ký kết hợp đồng, giá trị hợp đồng, phụ lục thuê… phải được xác định rõ ràng, giám sát chặt chẽ để tối ưu quản lý hợp đồng thuê thuận lợi và hiệu quả.

Quản lý các loại hợp đồng thuê hiệu quả

Đối với những hợp đồng có phụ lục kèm theo, BQL tòa nhà/chung cư cần chủ động sao chép, lưu trữ hồ sơ cẩn thận. Việc này giúp BQL tòa nhà/chung cư tránh khỏi những rủi ro, tranh chấp không đáng có trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Hy vọng với bài viết này, BQL đã hiểu rõ hơn về quy trình quản lý hợp đồng và lựa chọn được quy trình quản lý hợp đồng phù hợp với tòa nhà/chung cư của mình.