Xây dựng quy trình quản lý cư dân tòa nhà, chung cư hiệu quả, toàn diện

Quy trình quản lý cư dân tòa nhà/chung cư hiệu quả, toàn diện giúp nâng tầm giá trị bất động sản, đồng thời quyết định chất lượng dịch vụ quản lý tòa nhà/chung cư.

Tối ưu quy trình quản lý cư dân tòa nhà/chung cư giúp hạn chế xảy ra tình trạng tranh chấp, nâng cao hiệu quả chất lượng dịch vụ quản lý vận hành. Vậy quy trình quản lý cư dân là gì và cần chú ý những điểm gì để quản lý cư dân hiệu quả? Hãy cùng InfoCity tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Quản lý cư dân và khách hàng trong tòa nhà chung cư

Quản lý cư dân trong tòa nhà/chung cư

Quản lý cư dân là một trong những công việc quan trọng, trong đó, BQL có trách nhiệm quản lý, giám sát các thông tin của khách hàng mua căn hộ trong tòa nhà: điện, nước, mạng… cùng với các dịch vụ khác hàng tháng.

Đồng thời, BQL có trách nhiệm quản lý thông tin cá nhân của cư dân trong tòa nhà/chung cư; giải quyết các nhu cầu phát sinh của cư dân trong quá trình sinh sống tại tòa nhà/chung cư; quản lý cư dân đăng ký hộ khẩu thường trú, đôn đốc họ đăng ký hộ khẩu và đóng phí dịch vụ.

BQL có trách nhiệm quản lý khách thuê chung cư

Quản lý khách thuê chung cư là một trong những mục thuộc dịch vụ quản lý tòa nhà/chung cư. BQL sẽ là người thống kê, tổng hợp danh sách khách thuê căn hộ và hỗ trợ họ giải quyết các nhu cầu trong quá trình sinh sống tại tòa nhà chung cư.

Trong quá trình thuê nhà chung cư, khách thuê có thể gặp một số vấn đề phát sinh như: hỏng thiết bị điện nước, côn trùng, tiếng ồn… Những vấn đề này đều được BQL giải quyết và đảm bảo sự hài lòng cho khách thuê căn hộ chung cư.

Quản lý khách thuê văn phòng

Quản lý khách thuê văn phòng là một trong những nhiệm vụ của BQL, trong đó, BQL sẽ có trách nhiệm quản lý thông tin khách hàng thuê và làm việc tại văn phòng. Đồng thời có trách nhiệm giải quyết nhu cầu phát sinh trong quá trình khách thuê văn phòng.

BQL có trách nhiệm quản lý hợp đồng cho thuê của từng khách hàng thuê văn phòng: ngày thu tiền đặt cọc, ngày thanh toán, thời hạn của hợp đồng và nhu cầu khác của khách hàng.

Bên cạnh đó, BQL còn có trách nhiệm quản lý phản hồi của từng khách hàng về dịch vụ của tòa nhà/chung cư, chất lượng phục vụ của nhân viên, thu thập các góp ý, thắc mắc của khách hàng…sau đó xử lý tồn tại và điều chỉnh lại hoạt động của tòa nhà cho phù hợp.

Quản lý cư dân tòa nhà gồm những công việc gì?

Quản lý danh sách cư dân tòa nhà/chung cư

Quản lý danh sách cư dân giúp BQL tòa nhà/chung cư nắm bắt được danh sách các cư dân và khách hàng sinh sống, làm việc trong chung cư. Ban quản lý cần thống kê, nắm bắt thông tin cá nhân, thông tin liên lạc của cư dân, khách hàng trong tòa nhà, chung cư để có thể xây dựng được cuộc sống văn minh, hiện đại.

Quản lý khách hàng tòa nhà/chung cư

Quản lý khách hàng bao gồm quản lý các thông tin như: quản lý danh sách khách hàng, quản lý dịch vụ tiện ích khách hàng sử dụng, xử lý khiếu nại thắc mắc, xây dựng quy định về an ninh, an toàn, quản lý tài sản, hàng hóa của khách hàng, quản lý vệ sinh…

Ngoài ra, BQL cũng cần quản lý hợp đồng của khách hàng với mục đích quản lý, kiểm soát các loại hợp đồng trong tòa nhà, tránh thất thoát hợp đồng, không bị sai lệch và thay đổi. Tối ưu quản lý hợp đồng thuê mặt bằng, thuê căn hộ, hợp đồng sử dụng dịch vụ tiện ích giúp BQL kiểm soát sự cố phát sinh trong quá trình ký kết hợp tác.

Quản lý dịch vụ tiện ích của tòa nhà/chung cư

BQL có trách nhiệm quản lý các dịch vụ tiện ích của tòa nhà/chung cư như: điện, nước, internet, an ninh, vệ sinh, gửi xe… cùng với các dịch vụ tiện ích khác. Muốn quản lý tốt các dịch vụ tiện ích của tòa nhà/chung cư BQL cần nắm rõ, tổng hợp được các dịch vụ cư dân đang sử dụng và hướng dẫn cư dân, khách hàng đóng phí đầy đủ hàng tháng.

Xây dựng quy trình quản lý dịch vụ tối ưu, hiệu quả cho tòa nhà/chung cư giúp ban quản lý nâng cao hiệu quả vận hành quản lý và xây dựng môi trường sống tiện ích, hiện đại cho cư dân trong tòa nhà/chung cư.

Cần chú ý điều gì khi xây dựng quy trình quản lý cư dân trong tòa nhà/chung cư

Kết nối, tương tác với cư dân bằng công nghệ

Tăng cường kết nối và thấu hiểu những mong muốn, nguyện vọng của cư dân để tối ưu, nâng cao hoạt động quản lý vận hành tòa nhà/chung cư.

Trước đây, BQL và cư dân thường kết nối với nhau thông qua bảng tin chung cư, loa thông báo, tuy nhiên, trong thời đại 4.0 thì những phương pháp này đã không còn phù hợp. Thay thế cho những phương pháp cũ, các kênh truyền thông như: facebook, zalo, phần mềm quản lý tòa nhà/chung cư… là công cụ hữu hiệu giúp cho BQL và cư dân tương tác với nhau thuận lợi hơn.

Phổ biến, giáo dục người dân tham gia vào công tác chung của chung cư

Bên cạnh nhiệm vụ quản lý vận hành thì BQL cũng cần phổ biến nội quy, quy định của tòa nhà/chung cư và thông tin về các trang thiết bị, máy móc cho các cư dân trong tòa nhà/chung cư.

Xây dựng quy trình quản lý cư dân toà nhà/chung cư cần có kế hoạch đúng đắn và hợp lý, để quy trình này phát huy hiệu quả cần có sự phối hợp giữa BQL và cư dân.