Quy trình quản lý cư dân tòa nhà/chung cư hiệu quả, toàn diện giúp nâng tầm giá trị bất động sản, đồng thời quyết định chất lượng dịch vụ quản lý tòa nhà/chung cư.

Tối ưu quy trình quản lý cư dân tòa nhà/chung cư giúp hạn chế xảy ra tình trạng tranh chấp, nâng cao hiệu quả chất lượng dịch vụ quản lý vận hành. Vậy quy trình quản lý cư dân là gì và cần chú ý những điểm gì để quản lý cư dân hiệu quả? Hãy cùng InfoCity tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Quản lý cư dân và khách hàng trong tòa nhà chung cư

Quản lý cư dân trong tòa nhà/chung cư

Quản lý cư dân là một trong những công việc quan trọng, trong đó, BQL có trách nhiệm quản lý, giám sát các thông tin của khách hàng mua căn hộ trong tòa nhà: điện, nước, mạng… cùng với các dịch vụ khác hàng tháng.

Đồng thời, BQL có trách nhiệm quản lý thông tin cá nhân của cư dân trong tòa nhà/chung cư; giải quyết các nhu cầu phát sinh của cư dân trong quá trình sinh sống tại tòa nhà/chung cư; quản lý cư dân đăng ký hộ khẩu thường trú, đôn đốc họ đăng ký hộ khẩu và đóng phí dịch vụ.

BQL có trách nhiệm quản lý khách thuê chung cư

Quản lý khách thuê chung cư là một trong những mục thuộc dịch vụ quản lý tòa nhà/chung cư. BQL sẽ là người thống kê, tổng hợp danh sách khách thuê căn hộ và hỗ trợ họ giải quyết các nhu cầu trong quá trình sinh sống tại tòa nhà chung cư.

Trong quá trình thuê nhà chung cư, khách thuê có thể gặp một số vấn đề phát sinh như: hỏng thiết bị điện nước, côn trùng, tiếng ồn… Những vấn đề này đều được BQL giải quyết và đảm bảo sự hài lòng cho khách thuê căn hộ chung cư.

Quản lý khách thuê văn phòng

Quản lý khách thuê văn phòng là một trong những nhiệm vụ của BQL, trong đó, BQL sẽ có trách nhiệm quản lý thông tin khách hàng thuê và làm việc tại văn phòng. Đồng thời có trách nhiệm giải quyết nhu cầu phát sinh trong quá trình khách thuê văn phòng.

BQL có trách nhiệm quản lý hợp đồng cho thuê của từng khách hàng thuê văn phòng: ngày thu tiền đặt cọc, ngày thanh toán, thời hạn của hợp đồng và nhu cầu khác của khách hàng.

Bên cạnh đó, BQL còn có trách nhiệm quản lý phản hồi của từng khách hàng về dịch vụ của tòa nhà/chung cư, chất lượng phục vụ của nhân viên, thu thập các góp ý, thắc mắc của khách hàng…sau đó xử lý tồn tại và điều chỉnh lại hoạt động của tòa nhà cho phù hợp.

Quản lý cư dân tòa nhà gồm những công việc gì?

Quản lý danh sách cư dân tòa nhà/chung cư

Quản lý danh sách cư dân giúp BQL tòa nhà/chung cư nắm bắt được danh sách các cư dân và khách hàng sinh sống, làm việc trong chung cư. Ban quản lý cần thống kê, nắm bắt thông tin cá nhân, thông tin liên lạc của cư dân, khách hàng trong tòa nhà, chung cư để có thể xây dựng được cuộc sống văn minh, hiện đại.

Quản lý khách hàng tòa nhà/chung cư

Quản lý khách hàng bao gồm quản lý các thông tin như: quản lý danh sách khách hàng, quản lý dịch vụ tiện ích khách hàng sử dụng, xử lý khiếu nại thắc mắc, xây dựng quy định về an ninh, an toàn, quản lý tài sản, hàng hóa của khách hàng, quản lý vệ sinh…

Ngoài ra, BQL cũng cần quản lý hợp đồng của khách hàng với mục đích quản lý, kiểm soát các loại hợp đồng trong tòa nhà, tránh thất thoát hợp đồng, không bị sai lệch và thay đổi. Tối ưu quản lý hợp đồng thuê mặt bằng, thuê căn hộ, hợp đồng sử dụng dịch vụ tiện ích giúp BQL kiểm soát sự cố phát sinh trong quá trình ký kết hợp tác.

Quản lý dịch vụ tiện ích của tòa nhà/chung cư

BQL có trách nhiệm quản lý các dịch vụ tiện ích của tòa nhà/chung cư như: điện, nước, internet, an ninh, vệ sinh, gửi xe… cùng với các dịch vụ tiện ích khác. Muốn quản lý tốt các dịch vụ tiện ích của tòa nhà/chung cư BQL cần nắm rõ, tổng hợp được các dịch vụ cư dân đang sử dụng và hướng dẫn cư dân, khách hàng đóng phí đầy đủ hàng tháng.

Xây dựng quy trình quản lý dịch vụ tối ưu, hiệu quả cho tòa nhà/chung cư giúp ban quản lý nâng cao hiệu quả vận hành quản lý và xây dựng môi trường sống tiện ích, hiện đại cho cư dân trong tòa nhà/chung cư.

Cần chú ý điều gì khi xây dựng quy trình quản lý cư dân trong tòa nhà/chung cư

Kết nối, tương tác với cư dân bằng công nghệ

Tăng cường kết nối và thấu hiểu những mong muốn, nguyện vọng của cư dân để tối ưu, nâng cao hoạt động quản lý vận hành tòa nhà/chung cư.

Trước đây, BQL và cư dân thường kết nối với nhau thông qua bảng tin chung cư, loa thông báo, tuy nhiên, trong thời đại 4.0 thì những phương pháp này đã không còn phù hợp. Thay thế cho những phương pháp cũ, các kênh truyền thông như: facebook, zalo, phần mềm quản lý tòa nhà/chung cư… là công cụ hữu hiệu giúp cho BQL và cư dân tương tác với nhau thuận lợi hơn.

Phổ biến, giáo dục người dân tham gia vào công tác chung của chung cư

Bên cạnh nhiệm vụ quản lý vận hành thì BQL cũng cần phổ biến nội quy, quy định của tòa nhà/chung cư và thông tin về các trang thiết bị, máy móc cho các cư dân trong tòa nhà/chung cư.

Xây dựng quy trình quản lý cư dân toà nhà/chung cư cần có kế hoạch đúng đắn và hợp lý, để quy trình này phát huy hiệu quả cần có sự phối hợp giữa BQL và cư dân.

Có thể bạn quan tâm

InfoPlus Khai Trương Văn Phòng Mới Xây Dựng Môi Trường Làm Việc Gắn Kết, Trẻ Trung

Ngày đăng: 14/11/2022 - 10:37 Sáng

Nhằm mở rộng quy mô văn phòng làm việc, tăng cường khả năng cung ứng dịch vụ công nghệ số,

luat-quan-ly-nha-chung-cu

Luật quản lý nhà chung cư và những quy định cần nắm rõ khi quản lý tòa nhà    

Ngày đăng: 15/12/2022 - 4:57 Chiều

Ban Quản lý (BQL) nhà chung cư cần nắm vững những quy định gì trong luật quản lý nhà chung

quan-ly-hop-dong

Quy trình quản lý hợp đồng cho thuê tòa nhà, chung cư chuyên nghiệp nhất hiện nay

Ngày đăng: 27/10/2022 - 9:32 Sáng

Quản lý hợp đồng thuê tòa nhà/chung cư được coi là một tỏng những công việc cần thiết, quan trọng

quy-dinh-sua-chua-can-ho-chung-cu

Quy định sửa chữa căn hộ chung cư, ai là người có thẩm quyền quyết định?  

Ngày đăng: 29/12/2022 - 3:11 Chiều

Quy định sửa chữa căn hộ chung cư giúp cho chủ sở hữu căn hộ nắm rõ được các hạng

ban-quan -tri-nha-chung-cu-01

Chuyện ghi ở chung cư: Quản trị chung cư và “chìa khóa” chấm dứt tranh chấp

Ngày đăng: 26/10/2022 - 3:02 Sáng

Thời trước, Ban quản trị chung cư được coi là nơi sinh hoạt của những người về hưu hoặc nếu

mau-bien-ban-tu-kiem-tra-pccc-03

Mẫu biên bản tự kiểm tra PCCC 2022 dành cho BQL

Ngày đăng: 23/11/2022 - 1:11 Chiều

Biên bản tự kiểm tra PCCC 2022 được dùng khi các cơ sở, hộ gia đình, doanh nghiệp hoặc cơ

phi-can-ho-chung-cu

Tôi có phải trả nợ phí căn hộ chung cư cho chủ cũ của căn hộ hay không?

Ngày đăng: 09/11/2022 - 10:18 Sáng

Xin hỏi luật sư, BQL làm như vậy có đúng với quy định của pháp luật hay không? Trách nhiệm

tieu-chi-xep-hang-va-phan-hang-nha-chung-cu-2023

Tiêu chí xếp hạng và phân hạng nhà chung cư mới nhất 2023 

Ngày đăng: 04/01/2023 - 2:29 Chiều

Tiêu chí xếp hạng và phân hạng nhà chung cư 2023 được dùng để xác định giá trị của nhà

mau-noi-quy-quan-ly-su-dung-nha-chung-cu

Tham khảo mẫu nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư mới nhất 2023 

Ngày đăng: 28/12/2022 - 10:21 Sáng

Mẫu nội quy quản lý nhà chung cư 2023 là văn bản thường dùng trong công tác quản lý, điều

quang-cao-chung-cu-thang-may

Quảng cáo thang máy chung cư cần thủ tục và điều kiện gì? 

Ngày đăng: 27/12/2022 - 2:13 Chiều

Thang máy chung cư là một trong những địa điểm thích hợp, tiếp cận được nhiều người, đối tượng quan

thu-chi-tai-chinh-chung-cu

Cẩm nang hoạt động thu chi tài chính nhà chung cư

Ngày đăng: 22/12/2022 - 4:34 Chiều

Hoạt động thu chi tài chính nhà chung cư minh bạch, rõ ràng không chỉ giúp BQT, BQL tối ưu

trang-tri-noel-sanh-chung-cu-15

Những ý tưởng độc đáo trang trí noel sảnh chung cư lung linh trong mùa Giáng sinh 2022 

Ngày đăng: 22/12/2022 - 2:55 Chiều

Trang trí Noel sảnh chung cư là một trong những từ khóa nhận được nhiều sự quan tâm trong dịp

Hue-Innovation-Day-2022-03

Điểm lại những hình ảnh đáng nhớ của Phần mềm Quản lý tòa nhà/chung cư InfoCity trong Sự kiện “Huế – Sáng tạo để phát triển bền vững năm 2022

Ngày đăng: 19/12/2022 - 1:24 Chiều

Ngày 16/12/2022 vừa qua, Ban lãnh đạo Phần mềm Quản lý tòa nhà/chung cư InfoCity đã tham gia Diễn đàn

Lễ Ký kết Thỏa thuận Hợp tác đồng hành Quản lý tòa nhà/chung cư InfoCity – Dự án The Sol Residence

Ngày đăng: 14/12/2022 - 2:25 Chiều

Ngày 14/12/2022, tại trụ sở văn phòng InfoPlus (công ty chủ quản Phần mềm Quản lý tòa nhà/chung cư InfoCity)

quy-trinh-cuu-ho-thang-may

Quy trình cứu hộ thang máy chung cư đảm bảo an toàn cho cư dân  

Ngày đăng: 13/12/2022 - 3:22 Chiều

Thang máy là vật dụng thiết yếu giúp cư dân di chuyển giữa các tầng nhanh chóng, thuận tiện. Trong

nuoc-sinh-hoat-chung-cu-02

Làm như thế nào để kiểm tra nước sinh hoạt tại chung cư?  

Ngày đăng: 12/12/2022 - 5:57 Chiều

Nguồn nước sinh hoạt tại nhiều tòa nhà/chung cư có chứa nhiều vi khuẩn, hóa chất gây ảnh hưởng trực

lan-chiem-hanh-lang-chung-cu

Lấn chiếm hành lang chung cư bị xử phạt như thế nào?  

Ngày đăng: 09/12/2022 - 1:53 Chiều

Hành lang chung cư tôi sống thường xuyên xảy ra tình trạng lấn chiếm làm chỗ phơi quần áo, tổ

huong-dan-su-dung-phan-mem-infocity-01

Sự kiện triển khai đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm InfoCity cho cư dân chung cư Res Green Tower  

Ngày đăng: 07/12/2022 - 1:56 Chiều

Vào ngày 05/12/2022, tại chung cư Res Greeen Tower (7A Thoại Ngọc Hầu, Phú Trung, Tân Phú, Thành phố Hồ

bai-do-xe-chung-cu

Quy định về kích thước tiêu chuẩn bãi đậu xe chung cư  

Ngày đăng: 06/12/2022 - 5:01 Chiều

Bãi đỗ xe chung cư là một trong những vấn đề quan trọng, nhận được sự quan tâm của nhiều

mau-bien-ban-hop-ban-quan-tri-nha-chung-cu

Mẫu biên bản họp Hội nghị nhà chung cư  

Ngày đăng: 05/12/2022 - 4:58 Chiều

Hội nghị nhà chung cư là một trong những hội nghị quan trọng được tổ chức tại các tòa nhà

bao-tri-nha-chung-cu

Bảo trì nhà chung cư theo nguyên tắc nào? Những điều cần biết về bảo trì nhà chung cư

Ngày đăng: 28/11/2022 - 3:18 Chiều

Bảo trì nhà chung cư là gì và bảo trì nhà chung cư theo nguyên tắc nào? Hãy cùng InfoCity

quy-dinh-so-huu-nha-chung-cu-01

Quy định sở hữu nhà chung cư có nên giữ nguyên hay không?

Ngày đăng: 28/11/2022 - 1:11 Chiều

Nếu quy định thời hạn sở hữu nhà chung cư xác định theo thời hạn sử dụng của công trình

xu-huong-cong-nghe-bat-dong-san

Những xu hướng công nghệ bất động sản 2023 – 2026: Làm thế nào để trở thành người dẫn đầu xu hướng ?

Ngày đăng: 10/11/2022 - 11:14 Sáng

Kỷ nguyên kỹ thuật số hiện đại mang đến nhiều công nghệ đặc biệt cho ngành bất động sản (BĐS).

phi-de-xe-o-chung-cu-01

Xe gửi ở chung cư được thu phí theo nguyên tắc nào?

Ngày đăng: 08/11/2022 - 10:00 Sáng

Anh Thăng bức xúc vì trong 5 năm, ban quản lý chung cư tăng phí giữ xe tới ba lần,

noi-quy-toa-nha-van-phong

Tổng hợp nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chi tiết từ A – Z

Ngày đăng: 04/11/2022 - 5:35 Chiều

Tòa nhà văn phòng muốn hoạt động ổn định, hiệu quả cần có những quy định, nội quy riêng. Hãy

cu-dan-phien-vi-can-ho-bien-tuong-thanh-van-phong

Chuyện ghi ở chung cư: Cư dân phiền vì căn hộ biến tướng thành văn phòng

Ngày đăng: 04/11/2022 - 11:40 Sáng

Mặc dù đã có quy định về Luật Nhà ở năm 2014, tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều chung

quan-ly-bai-giu-xe-chung-cu-03

Giải pháp quản lý bãi đỗ xe thông minh, an toàn cho tòa nhà chung cư

Ngày đăng: 03/11/2022 - 5:19 Chiều

Quản lý bãi đỗ xe thông minh, an toàn giúp BQL phát hiện và xử lý kịp thời các sự

duong-ong-nuoc-chung-cu (2)

Đường ống nước chung cư được bảo hành thế nào?

Ngày đăng: 02/11/2022 - 3:50 Sáng

Luật sư Phạm Thanh Bình cho rằng việc xử lý sự cố ngập nước còn phụ thuộc vào thời gian

nep-song-van-minh-01

Xây dựng nếp sống văn minh ở chung cư như thế nào?

Ngày đăng: 01/11/2022 - 2:53 Sáng

Xây dựng nếp sống văn minh, hiện đại ở tòa nhà/chung cư là việc hết sức cần thiết nhằm xây

he-thong-phong-chay-chua-chay

Hệ thống phòng cháy chữa cháy là gì? Gồm những thiết bị cơ bản nào?

Ngày đăng: 31/10/2022 - 9:29 Sáng

Hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) có vai trò phát hiện, báo động sự cố hỏa hoạn, đám cháy

Số hóa quản lý tòa nhà/chung cư trên điện thoại thông minh – Giải pháp quản lý BĐS thông minh dẫn đầu xu hướng công nghệ

Ngày đăng: 28/10/2022 - 7:06 Sáng

Quản lý tòa nhà/ chung cư bằng điện thoại thông minh (Mobile app) được coi là xu thế mới trong

quy-trinh-quan-ly-cu-dan-chung-cu

Xây dựng quy trình quản lý cư dân tòa nhà, chung cư hiệu quả, toàn diện

Ngày đăng: 26/10/2022 - 10:38 Sáng

Quy trình quản lý cư dân tòa nhà/chung cư hiệu quả, toàn diện giúp nâng tầm giá trị bất động

quan-ly-ky-thuat-toa-nha

Quản lý kỹ thuật tòa nhà chung cư như thế nào để phát huy hiệu quả tối đa?

Ngày đăng: 25/10/2022 - 9:44 Sáng

Quy trình quản lý kỹ thuật tòa nhà/chung cư chuyên nghiệp, hiệu quả không chỉ giúp BQL nâng cao năng

hoi-nghi-nha-chung-cu

Hội nghị nhà chung cư là gì? Cần chú ý những điểm gì khi tổ chức hội nghị nhà chung cư

Ngày đăng: 25/10/2022 - 2:53 Sáng

Hội nghị nhà chung cư là gì? Chủ đầu tư, BQT, BQL cần chú ý điểm gì khi tổ chức

phi-quan-ly-van-hanh-chung-cu

Cách tính phí quản lý chung cư và những thông tin từ a-z liên quan đến phí quản lý chung cư

Ngày đăng: 24/10/2022 - 4:49 Sáng

Phí quản lý chung cư cùng với các loại phí khác như: điện nước, trông giữ xe… là những khoản

ban-quan-tri-nha-chung-cu

Ban Quản trị tòa nhà/chung cư là gì? BQT có quyền hạn và trách nhiệm như thế nào?

Ngày đăng: 21/10/2022 - 9:12 Sáng

Ban quản trị có vai trò quan trọng trong việc điều hành, đảm bảo quyền lợi cho cư dân sinh

ky-ket-thoa-thuan-hop-tac

InfoCity và công ty Quản lý Vận hành Tòa nhà Thiên Vân Home ký kết thỏa thuận hợp tác đồng hành quản lý tòa nhà/chung cư 

Ngày đăng: 18/10/2022 - 2:56 Sáng

Sáng ngày 17/10/2022 tại văn phòng công ty Quản lý Vận hành Tòa nhà Thiên Vân Home (Tp. Hồ Chí

InfoPlus và Bespin Global ký kết biên bản ghi nhớ hợp tác đưa giải pháp công nghệ OTAC vào thành phố thông minh 

Ngày đăng: 04/10/2022 - 9:02 Sáng

Ngày 28/09/2022 tại trụ sở chính công ty InfoPlus tòa nhà 81 Trần Thái Tông đã diễn ra lễ ký

InfoCity thông báo lịch nghỉ lễ quốc khánh 2-9

Ngày đăng: 31/08/2022 - 2:58 Sáng

InfoCity thông báo tới quý khách hàng, đối tác lịch nghỉ lễ Quốc Khánh 2-9 sắp tới theo quy định

nguyen-tac-quan-ly-su-dung-chung-cu

Nguyên tắc quản lý căn hộ chung cư mà BQL tòa nhà/chung cư cần nắm rõ

Ngày đăng: 17/10/2022 - 8:21 Sáng

Việc nhiều hộ dân cùng sinh sống trong một tòa nhà/chung cư khiến cho việc quản lý tòa nhà/chung cư