Hội nghị nhà chung cư là gì? Cần chú ý những điểm gì khi tổ chức hội nghị nhà chung cư

Hội nghị nhà chung cư là gì? Chủ đầu tư, BQT, BQL cần chú ý điểm gì khi tổ chức hội nghị nhà chung cư? Hãy cùng InfoCity tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Hội nghị nhà chung cư là gì ?

Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp giữa chủ sở hữu, ban quản lý và đại diện người sử dụng nhà chung cư trong trường hợp chủ sở hữu không tham dự.

Nếu chung cư có chung chủ sở hữu, hội nghị nhà chung cư là cuộc họp giữa chủ sở hữu và người đại diện cho người sử dụng nhà chung cư.

Nếu chung cư có nhiều chủ sở hữu, hội nghị nhà chung cư là cuộc họp của người đại diện các chủ sở hữu nhà chung cư

Hội nghị nhà chung cư có đặc điểm gì?

Hội nghị nhà chung cư có quyền và trách nhiệm quyết định các vấn đề quan trọng có liên quan đến việc quản lý tòa nhà/chung cư và sử dụng nhà chung cư như: bổ nhiệm, bầu cử, bãi miễn, phê chuẩn và bổ nhiệm các thành viên trong BQL.

Hội nghị nhà chung cư chỉ được tổ chức nếu đáp ứng được một số yêu cầu nhất định như số lượng người tham gia cuộc họp. Có hai hình thức tổ chức hội nghị nhà chung cư: hội nghị tòa nhà chung cư và hội nghị cụm nhà chung cư. Thư ký cuộc họp sẽ ghi lại nội dung của hội nghị nhà chung cư do các thành viên biểu quyết tán thành. Những quyết định của hội nghị nhà chung cư phải đảm bảo nguyên tắc đa số thông qua hình thức biểu quyết, bỏ phiếu và được xác nhận bằng văn bản.

Hội nghị nhà chung cư được tổ chức theo quy trình nào?

Hội nghị nhà chung cư bao gồm: Hội nghị nhà chung cư lần đầu, hội nghị nhà chung cư bất thường và hội nghị nhà chung cư thường niên.

Cụ thể:

Hội nghị nhà chung cư lần đầu

Số lượng người tham dự và biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư lần đầu phụ thuộc vào số lượng chủ sở hữu nhà chung cư, cụm nhà chung cư. Nếu tòa nhà/chung cư có một chủ sở hữu: thành phần tham gia hội nghị nhà chung cư bao gồm: đại diện chủ sở hữu, cư dân và mời đại diện Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư tham dự. Nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu: đại diện chủ đầu tư, đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện BQL, vận hành nhà chung cư và đạo diện ủy ban nhân dân cấp xã.

Điều kiện tổ chức

• Hội nghị nhà chung cư sẽ được tổ chức trong 12 tháng, tính từ thời điểm chung cư được bàn giao và phải sử dụng tối thiểu 50% căn hộ chung cư. Trong trường hợp quá 12 tháng mà căn hộ chung cư chưa đủ số lượng người vào ở thì hội nghị nhà chung cư sẽ không được diễn ra.
• Hội nghị nhà chung cư phải có tối thiểu 50% số căn hộ và 50% cư dân đại diện tham gia. Trường hợp không đủ người tham gia thì trong thời hạn 7 ngày, tính từ thời điểm diễn ra hội nghị chung cư, chủ đầu tư và đại diện chủ sở hữu chung đề nghị Ủy ban Nhân dân cấp xã, phường, thị trấn tổ chức hội nghị chung cư lần đầu.

Nội dung hội nghị chung cư lần đầu

Hội nghị chung cư lần đầu bao gồm những nội dung sau:

• Quy định họp hội nghị chung cư lần đầu (hội nghị lần đầu, họp thường niên, họp bất thường)
• Đưa ra quy chế bầu Ban Quản trị nhà chung cư, tên gọi, số lượng, danh sách các thành viên Ban Quản trị.
• Điều chỉnh, bổ sung một số điều cần thiết trong nội quy quản lý, sử dụng căn hộ chung cư.
• Hội nghị nhà chung cư quyết định nội dung về giá dịch vụ quản lý vận hành dựa trên cơ sở về quy định của tòa nhà và thỏa thuận với đơn vị quản lý vận hành.
• Khoản phí đóng góp trong quá trình sử dụng khu chung cư.
• Thảo luận các nội dung khác có liên quan đến tòa nhà/chung cư.
• Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tổ chức hội nghị chung cư lần đầu khi:
• Chủ đầu tư chung cư không tổ chức hội nghị nhà chung cư trong trường hợp nhà chung cư đã đi vào sử dụng quá 12 tháng, có đủ 50% số căn hộ được bàn giao theo quy định và có đơn đề nghị tổ chức hội nghị của Ủy ban Nhân dân cấp xã, phường, thị trấn.
• Trong trường hợp số lượng người tham gia hội nghị không đủ theo quy định.
• Chủ đầu tư chung cư không thể tổ chức hội nghị nhà chung cư do giải thể hoặc phá sản theo quy định của pháp luật.
• Kinh phí tổ chức hội nghị chung cư lần đầu sẽ do chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp.

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận đơn của đại diện chủ sở hữu căn hộ hoặc chủ đầu tư thì Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu tiên.

Kết quả cuộc họp hội nghị nhà chung cư lần đầu do Ủy ban cấp xã, phường, thị trấn hoặc chủ đầu tư tổ chức có giá trị như nhau.

Hội nghị nhà chung cư thường niên

Theo Thông tư 02/2016/TT – BXD tổ chức hội nghị chung cư thường niên được quy định:

Điều kiện tổ chức

Được tổ chức mỗi năm 1 lần, đảm bảo có sự tham gia tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng người tham dự ít hơn do ban quản trị thống nhất.

Phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ chung cư tham gia.

Nội dung

Để hội nghị nhà chung cư diễn ra thành công, cần chuẩn bị một số nội dung sau:

• BQT trình bày báo cáo kết quả hoạt động và các khoản thu – chi trong một năm vừa rồi.
• Thông qua quyết toán kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư trong năm và thảo luận, đề ra kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư trong năm tới.
• Trình báo cáo tình hình hoạt động của BQL tòa nhà/chung cư.
• Xác lập các nội dung khác có liên quan đến tòa nhà/chung cư.

Hội nghị thường niên của tòa nhà/chung cư có tối thiểu 50% đại diện cư dân các căn hộ đã nhận bàn giao tham gia thì được kết hợp các vấn đề sau:

+ Thay thế BQT nhà chung cư do miễn nhiệm, từ chức, cách chức… Nếu đại diện Phó BQT là chủ đầu tư thì không cần tổ chức hội nghị nhà chung cư mà có thể cử đại diện tới thay.

+ Bầu ra BQT nhà chung cư mới

+ Thay thế BQT trong trường hợp bầu thành viên BQT. Trong đó, thành viên BQT không phải Trưởng ban, Phó ban bị miễn nhiệm, từ chức, cách chức… trước đó.

Hội nghị nhà chung cư bất thường

Theo Thông tư 02/2016/TT-BXSD, hội nghị nhà chung cư bất thường được tổ chức với nội dung và điều kiện như sau:

Điều kiện tổ chức

• Có tối thiểu 50% đại diện cư dân các căn hộ đã nhận bàn giao tham dự.
• Trường hợp tổ chức họp hội nghị nhà chung cư theo đề nghị của chủ sở hữu căn hộ cần có tối thiểu 75% cư dân tham gia.

Nội dung hội nghị nhà chung cư

• Bầu Ban Quản trị do miễn nhiệm, cách chức, từ chức… Trong trường hợp đại diện Phó BQT là đại diện Chủ đầu tư thì không cần trực tiếp tham gia cuộc họp, có thể cử người khác đến thay.
• Bầu cử BQT nhà chung cư mới.
• Bầu cử BQT chung cư mới. Các thành viên trong BQT này không phải các thành viên trong BQT cũ đã từ chức, cách chức, miễn nhiệm…
• Bầu thay thế đơn vị quản lý vận hành hoặc điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành chung cư do BQT yêu cầu.
• Họp một số vấn đề khác liên quan khi có trên 50% cư dân gửi đơn đề nghị. 

Thành phần tham dự và biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư

Mỗi loại hình nhà chung cư sẽ có thành phần tham dự hội nghị khác nhau:

Nhà chung cư, cụm nhà chung cư có cùng chủ sở hữu thì thành phần tham gia hội nghị sẽ gồm: đại diện chủ sở hữu, cư dân, đại diện Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi chung cư được xây dựng.

Nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư gồm những thành phần sau:

+ Hội nghị nhà chung cư lần đầu: đại diện chủ đầu tư, cư dân, đại diện Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn.

+ Hội nghị nhà chung cư thường niên, bất thường bao gồm: đại diện cư dân, chủ đầu tư, BQT vận hành và đại diện Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn.

Cách thức biểu quyết trong hội nghị nhà chung cư được tính trên một đơn vị căn hộ như sau:

+ Mỗi một căn hộ trong cụm nhà chung cư, nhà chung cư tương ứng với một lá phiếu biểu quyết.

+ Đối với diện tích sàn không thuộc căn hộ sẽ tương ứng với phiếu diện tích sàn của căn hộ lớn nhất theo thiết kế được duyệt.

Những nội dung trong cuộc họp hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư phải được đa số cư dân biểu quyết, bỏ phiếu tán thành. Nội dung này phải được thành viên BQT và thư ký cuộc họp nhà chung cư ghi lại.

Trên đây là những kiến thức, thông tin về hội nghị nhà chung cư và điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư. Hy vọng với những kiến thức này, bạn sẽ hiểu thêm về hội nghị nhà chung cư và ứng dụng hiệu quả vào công việc của mình.