Cẩm nang về quy định quản lý chung cư và quy trình vận hành nhà chung cư từ A – Z

Quản lý chung cư là công việc quan trọng, thiết yếu khi căn hộ chung cư trở thành xu hướng nhà ở được lựa chọn nhiều trong một vài năm gần đây. Để hoạt động quản lý tòa nhà, chung cư diễn ra thuận lợi, có hiệu quả, BQL cần làm tốt công tác vận hành; chi phí quản lý tòa nhà chung cư minh bạch, rõ ràng; xây dựng văn hóa doanh nghiệp phù hợp.   

Khái niệm quản lý vận hành nhà chung cư

Theo Điều 3, Khoản 3 Luật Nhà ở năm 2014 quy định, nhà chung cư là nhà có từ 2 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, bao gồm cầu thang và lối đi chung, có phần sở hữu riêng – chung và hệ thống cơ sở hạ tầng, vật chất phục vụ chung cho các cư dân, cá nhân, tổ chức.

Phân loại nhà chung cư dựa theo mục đích sử dụng: Nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở, xây dựng với mục đích hỗn hợp để ở và kinh doanh.

Quản lý chung cư là công việc liên quan đến hoạt động quản lý tòa nhà, chung cư nhằm mục đích đảm bảo cho các hoạt động của tòa nhà được diễn ra thuận lợi và suôn sẻ.

Quản lý vận hành nhà chung cư là công việc thiết yếu, quan trọng giúp cho tòa nhà, chung cư vận hành ổn định, trơn tru, xây dựng cuộc sống cư dân văn minh, hiện đại.

Quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của nhà nước

Khoản 1,2 điều 105 Luật Nhà ở quy định việc quản lý và vận hành nhà chung cư:

• Chung cư có hệ thống thang máy thì việc quản lý vận hành chung cư sẽ do đơn vị chức năng, năng lực thực hiện.
• Chung cư không có hệ thống thang máy thì việc quản lý vận hành tòa nhà, chung cư sẽ được quyết định trong cuộc họp Hội nghị nhà chung cư để thuê đơn vị ngoài thực hiện hoặc có phương án khác.

Theo đó, đơn vị quản lý vận hành tòa nhà, chung cư phải đáp ứng đủ các điều kiện được quy định tại Khoản 2 Điều 105 Luật Nhà ở 2014 thì mới có thể đăng ký dịch vụ vận hành nhà chung cư:

• Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà, chung cư phải được thành lập theo Luật Doanh nghiệp hoặc Luật Hợp tác xã và có nhiệm vụ, chức năng quản lý, vận hành tòa nhà, chung cư theo quy định.

• Đơn vị quản lý vận hành phải bao gồm đầy đủ các bộ phận chuyên môn: Bộ phận dịch vụ, kỹ thuật; an ninh, môi trường và vệ sinh.
• CBNV của đơn vị quản lý vận hành tòa nhà, chung cư phải có đầy đủ chứng chỉ về quản lý, vận hành nhà chung cư và có kiến thức, kinh nghiệm trong lĩnh vực: PCCC, kỹ thuật, an ninh…

Chi tiết quy trình quản lý vận hành nhà chung cư

Quản lý các dịch vụ chung cư

Nhằm mang đến cho cư dân một môi trường sống hoàn hảo, tiện nghi BQL cần chú trọng đến công tác quản lý vận hành tòa nhà, chung cư như: An ninh, kỹ thuật, hệ thống cảnh quan…Đây là một trong những dịch vụ quan trọng trong công tác quản lý tòa nhà/chung cư, đảm bảo xây dựng cuộc sống cư dân đầy đủ tiện ích, thoải mái.

Quản lý tài chính chung cư

Quản lý tài chính chung cư là một trong những vấn đề nhạy cảm, cần BQL tòa nhà chung cư có kế hoạch quản lý phù hợp. Việc thu, quản lý các loại phí: phí an ninh, vệ sinh, cảnh quan, rác thải… minh bạch, phù hợp là một trong những yếu tố giúp BQL xây dựng quy trình quản lý vận hành tòa nhà, chung cư.

Để làm tốt được nhiệm vụ này, BQL cần lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm và gửi cho Chủ đầu tư để định hướng và tối ưu các hoạt động của tòa nhà, chung cư.

Bên cạnh đó, BQL cũng có quyền thu phí thuê, khoản quỹ chung của chung cư, tòa nhà nếu chủ đầu tư cho phép, ủy quyền.

Quản lý nhân sự chung cư

Nhân sự là yếu tố quan trọng, then chốt quyết định chất lượng quản lý vận hành chung cư. Vì vậy, BQL cần lập kế hoạch quản lý nhân sự chi tiết, cụ thể. Kế hoạch quản lý nhân sự cần phân biệt rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng nhân viên, bộ phận.

Có kế hoạch phân công nhiệm vụ cho nhân sự rõ ràng thì hoạt động của chung cư mới được thực hiện hiệu quả và tối ưu.

Quản lý khách hàng chung cư

Tòa nhà, chung cư thường có một lượng lớn khách ra vào làm việc, đến thăm. Vì vậy, BQL cần kiểm tra, giám sát các hoạt động: an ninh, vệ sinh, kỹ thuật… trong tòa nhà, chung cư chặt chẽ, tránh để xảy ra trường hợp mất cắp; đảm bảo an toàn cho chung cư, đem đến cho khách hàng sự phục vụ tốt nhất. Bên cạnh nhiệm vụ quản lý khách hàng, BQL tòa nhà, chung cư còn có nhiệm vụ giải quyết, quản lý các vấn đề phát sinh của cư dân và người thuê đến sinh sống tại chung cư.

Phí dịch vụ quản lý nhà chung cư được tính như thế nào?

Phí quản lý chung cư được dùng trong trường hợp nào

Quản lý chung cư là một chuỗi những hoạt động giám sát, quản lý các hoạt động của tòa nhà, chung cư. Cùng với những hoạt động này là việc quản lý phí dịch vụ chung cư. Các công việc cần sử dụng đến phí quản lý chung cư:

• Điều khiển, duy trì hệ thống kỹ thuật.
• Bảo dưỡng, bảo trì tòa nhà: Thang máy, PCCC, kỹ thuật tòa nhà/chung cư…
• Vệ sinh, chăm sóc cảnh quan, cây cối trong chung cư.
• Vận hành chung cư do đoan vị quản lý thực hiện.

Phí dịch vụ quản lý chung cư được tính như thế nào

Thông tư số 02/2016/TT – BXD, điều 31 quy định tùy thuộc vào từng loại chung cư mà có cách tính phí Quản lý chung cư cao tầng, quản lý chung cư cao cấp khác nhau:

– Phí quản lý của căn hộ chung cư: Diện tích thông thủy căn hộ X giá dịch vụ quản lý tòa nhà/chung cư.

– Phí quản lý đối với khu nhà thấp tầng: Diện tích sàn sử dụng X giá dịch vụ quản lý tòa nhà/chung cư.

Quản lý chung cư phù hợp với từng loại hình chung cư và hiệu quả sẽ đem đến nhiều lợi ích và doanh thu cho chủ đầu tư, xây dựng cuộc sống cư dân hiện đại, văn minh. Quản lý vận hành tòa nhà, chung cư cần có kế hoạch rõ ràng, phù hợp và quy trình thực hiện rõ ràng để gia tăng giá trị và khai thác tối đa tiềm năng của bất động sản nhé.