Ban Quản lý tòa nhà là bộ phận chủ chốt, quan trọng, quyết định hiệu quả trong công tác vận hành tòa nhà/chung cư. Vậy BQL tòa nhà/chung cư có chức năng, nhiệm vụ gì? Hãy cùng InfoCity tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Ban quản lý tòa nhà là gì?

Ban Quản lý (BQL) tòa nhà là bộ phận phụ trách điều hành, quản lý trực tiếp các hoạt động của một tòa nhà như: thu phí dịch vụ, giám sát nhà thầu, hoàn thành báo cáo…

BQL tòa nhà gồm các thành phần nhân sự:

  • Giám đốc dự án.
  • Phó Giám đốc dự án (chỉ có những dự án lớn mới có PGĐ dự án).
  • Nhóm Kỹ thuật thực hiện công việc bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thật: thang máy, nước, điện, máy lạnh… trong tòa nhà/chung cư.
  • Nhóm Hành chính – Nhân sự: Lễ tân, chăm sóc khách hàng, kế toán, admin…
  • Nhóm Quản lý chất lượng: Kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo chất lượng dịch vụ tại dự án…
  • Nhóm An ninh nội bộ có trách nhiệm theo dõi tình hình an ninh, phát hiện nguy cơ, cảnh báo và nhắc nhở các bộ phận khác.

Ban quản lý tòa nhà có chức năng và nhiệm vụ gì?

 Quản lý tài chính tòa nhà/chung cư

Quản lý tài chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất mà BQL tòa nhà/chung cư phải đảm nhận. Sau khi cư dân, khách hàng nộp các khoản phí, BQL có trách nhiệm lập kế hoạch, phân bổ chi tiết các khoản cần dùng sao cho hợp lý, minh bạch.

Người phụ trách quản lý tài chính cần sử dụng hợp lý, có kế hoạch các khoản tiền. Có báo cáo chi tiết, rõ ràng các khoản, mục đã chi cho BQT tòa nhà/chung cư. Quản lý tài chính minh bạch, rõ ràng giúp cho chủ đầu tư, BQL, BQT dễ dàng nắm bắt được tình hình của tòa nhà, chung cư. Từ đó có chiến lược, kế hoạch đúng đắn để quản lý, phát triển tòa nhà, chung cư.

BQL cần phải có kế hoạch quản lý tài chính tòa nhà/chung cư phù hợp, minh bạch.

Công việc quản lý nhân sự

Ngoài công việc quản lý tài chính tòa nhà/chung cư, BQL cần theo dõi công việc quản lý nhân sự. Quản lý nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo và phân công công việc cho các nhân viên. Bên cạnh đó, BQL cũng cần có chế độ lương thưởng, phạt phù hợp với năng lực của từng nhân viên, nhằm mang lại hiệu quả sử dụng nhân sự tối đa.

Quản lý nhân sự là một trong những công việc khó khăn vì con người là nhân tố đặc biệt. Vì vậy, BQL cần có kế hoạch quản lý nhân sự phù hợp, có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ giữa nhân sự với nhau để công việc diễn ra suôn sẻ.

BQL cần có kế hoạch quản lý nhân sự phù hợp, có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ giữa nhân sự với nhau để công việc diễn ra suôn sẻ.

Công việc quản lý khách hàng

Quản lý khách hàng là công việc giải quyết khiếu nại, tư vấn dịch vụ, chăm sóc khách hàng… BQL cần xây dựng quy trình, kênh liên lạc với khách hàng hiệu quả để duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng. Từ đó, đề ra những chính sách chăm sóc phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.

Công việc bảo trì sửa chữa các hệ thống kỹ thuật

Thường xuyên kiểm tra, bảo trì hệ thống máy móc sẽ giúp cho hệ thống kỹ thuật của tòa nhà/chung cư hoạt động tốt. Đồng thời hạn chế được các vấn đề rủi ro kỹ thuật trong tòa nhà/chung cư, tạo được thiện cảm với cư dân, khách hàng sinh sống trong tòa nhà/chung cư.

Ban quản lý tòa nhà có nhiệm vụ kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật thường xuyên.

Công việc giám sát công tác vận hành tòa nhà  

Giám sát vận hành tòa nhà bao gồm các công việc giám sát, quản lý nhân viên, nhà thầu, đảm bảo công việc của các nhân viên, nhà thầu diễn ra theo đúng quy trình. Bên cạnh đó, BQL còn phải kiểm tra hệ thống máy móc, kỹ thuật để kịp thời phát hiện ra lỗi kỹ thuật, dấu hiệu hao mòn, xuống cấp của tòa nhà/chung cư để có biện pháp khắc phục kịp thời.

Ban quản lý tòa nhà/chung cư thường làm những công việc gì?

Quản lý hợp đồng tòa nhà/chung cư

BQL tòa nhà thực hiện các công việc theo phân công của chủ đầu tư và BQT tòa nhà:

  • Trường hợp được chủ đầu tư, BQT ủy quyền, BQL sẽ ký kết hợp đồng và quản lý hợp đồng với các nhà thầu: an ninh, vệ sinh, cây xanh…
  • Giám sát, theo dõi và đảm bảo chất lượng công việc của các nhà thầu theo hợp đồng đã ký kết với các bên.
  • Sau khi kết thúc hợp đồng, BQL tiến hành thanh lý hợp đồng.

Quản lý khách hàng tòa nhà/chung cư

BQL có nhiệm vụ quản lý, điều hành quy trình khách hàng bao gồm:  

  • Giải quyết khiếu nại cư dân.
  • Bảo vệ tài sản của cư dân, khách hàng trong tòa nhà/chung cư.
  • Đánh giá mức độ hài lòng của người thuê chung cư.
  • Truyền thông tin tức, sự kiện tòa nhà/chung cư đến với người dân.  

Đảm bảo an ninh cho tòa nhà/chung cư

Để đảm bảo an ninh cho tòa nhà/chung cư, BQL cần có kế hoạch, giải pháp phù hợp để quản lý tốt đội ngũ an ninh cũng như bảo vệ tài sản cho cư dân. Quy trình đảm bảo an ninh bao gồm các công việc:

  • Thường xuyên kiểm tra, giám sát quy trình về phòng cháy, chữa cháy.
  • Quy trình về tuần tra an ninh, tài sản, hàng hóa.
  • Quy trình giám sát nhân viên, khách tham quan, khách ra vào tòa nhà/chung cư.
  • Bảo vệ phương tiên đi lại, phương tiện trong tòa nhà/chung cư.
  • Có kế hoạch, phương án ứng phó với các trường hợp cấp bách xảy ra tại tòa nhà/chung cư.
  • Xây dựng kế hoạch dự phòng cho các trường hợp khẩn cấp.

Xây dựng quy trình đảm bảo an toàn vệ sinh cho tòa nhà/chung cư

Tòa nhà/chung cư đảm bảo an toàn vệ sinh sẽ là điểm cộng trong mắt khách thăm, cư dân. Vì vậy, công tác đảm bảo an toàn vệ sinh là một trong những công việc cần thiết mà BQL cần quan tâm:

  • Kiểm tra, khảo sát thực tế các hạng mục, diện tích của tòa nhà/chung cư.
  • Đánh giá và xây dựng kế hoạch vệ sinh cụ thể của tòa nhà/chung cư.
  • Đề ra phương án, kế hoạch làm việc cụ thể của các nhân viên vệ sinh trong tòa nhà/chung cư.

Vận hành và bảo trì tòa nhà/chung cư

Công tác bảo trì giúp cho tòa nhà/chung cư vận hành hiệu quả, đảm bảo không có sự cố xảy ra. Công tác vận hành, bảo trì bao gồm các công việc:

  • Kiểm tra tình hình hệ thống kỹ thuật.
  • Giám sát bảo trì và sửa chữa các hư hỏng, sai sót.
  • Giám sát, đốc thúc nhà thầu thi công.
  • Có kế hoạch thay thế vật tư, phụ kiện để hệ thống vận hành tốt hơn.

Quy trình kiểm soát chi phí

BQL cần minh bạch, công khai chi tiết, rõ ràng mọi khoản chi phí của tòa nhà/chung cư. Bên cạnh đó, BQL cần có kế hoạch đảm bảo mọi khoản chi tiêu được sử dụng rõ ràng, hợp lý:

  • Thường xuyên báo cáo công việc quản lý với BQT.
  • Có kế hoạch lưu trữ, kê khai các khoản thu, chi phí cho chủ đầu tư, BQT.
  • Đảm bảo các khoản chi phí phải rõ ràng, minh bạch không vượt quá ngân sách được phê duyệt.

BQL tòa nhà/chung cư có chức năng điều hành, quản lý, giám sát mọi hoạt động trong tòa nhà; đồng thời BQL cũng được coi là cầu nối giữa chủ đầu tư và cư dân giúp truyền tải thông tin nhanh chóng, kịp thời. Hiểu rõ về chức năng, nhiệm vụ của BQL giúp cho bộ phận này có kế hoạch, chiến lược hoạt động rõ ràng, phù hợp, từ đó đảm bảo hoạt động vận hành tòa nhà/chung cư diễn ra thuận lợi, trơn tru.

Có thể bạn quan tâm

Số hóa quản lý tòa nhà/chung cư trên điện thoại thông minh – Giải pháp quản lý BĐS thông minh dẫn đầu xu hướng công nghệ

Ngày đăng: 28/10/2022 - 7:06 Sáng

Quản lý tòa nhà/ chung cư bằng điện thoại thông minh (Mobile app) được coi là xu thế mới trong

lan-chiem-hanh-lang-chung-cu

Lấn chiếm hành lang chung cư bị xử phạt như thế nào?  

Ngày đăng: 09/12/2022 - 1:53 Chiều

Hành lang chung cư tôi sống thường xuyên xảy ra tình trạng lấn chiếm làm chỗ phơi quần áo, tổ

bai-do-xe-chung-cu

Quy định về kích thước tiêu chuẩn bãi đậu xe chung cư  

Ngày đăng: 06/12/2022 - 5:01 Chiều

Bãi đỗ xe chung cư là một trong những vấn đề quan trọng, nhận được sự quan tâm của nhiều

InfoPlus Khai Trương Văn Phòng Mới Xây Dựng Môi Trường Làm Việc Gắn Kết, Trẻ Trung

Ngày đăng: 14/11/2022 - 10:37 Sáng

Nhằm mở rộng quy mô văn phòng làm việc, tăng cường khả năng cung ứng dịch vụ công nghệ số,

mau-bien-ban-tu-kiem-tra-pccc-03

Mẫu biên bản tự kiểm tra PCCC 2022 dành cho BQL

Ngày đăng: 23/11/2022 - 1:11 Chiều

Biên bản tự kiểm tra PCCC 2022 được dùng khi các cơ sở, hộ gia đình, doanh nghiệp hoặc cơ

tieu-chi-xep-hang-va-phan-hang-nha-chung-cu-2023

Tiêu chí xếp hạng và phân hạng nhà chung cư mới nhất 2023 

Ngày đăng: 04/01/2023 - 2:29 Chiều

Tiêu chí xếp hạng và phân hạng nhà chung cư 2023 được dùng để xác định giá trị của nhà

quy-dinh-sua-chua-can-ho-chung-cu

Quy định sửa chữa căn hộ chung cư, ai là người có thẩm quyền quyết định?  

Ngày đăng: 29/12/2022 - 3:11 Chiều

Quy định sửa chữa căn hộ chung cư giúp cho chủ sở hữu căn hộ nắm rõ được các hạng

mau-noi-quy-quan-ly-su-dung-nha-chung-cu

Tham khảo mẫu nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư mới nhất 2023 

Ngày đăng: 28/12/2022 - 10:21 Sáng

Mẫu nội quy quản lý nhà chung cư 2023 là văn bản thường dùng trong công tác quản lý, điều

quang-cao-chung-cu-thang-may

Quảng cáo thang máy chung cư cần thủ tục và điều kiện gì? 

Ngày đăng: 27/12/2022 - 2:13 Chiều

Thang máy chung cư là một trong những địa điểm thích hợp, tiếp cận được nhiều người, đối tượng quan

thu-chi-tai-chinh-chung-cu

Cẩm nang hoạt động thu chi tài chính nhà chung cư

Ngày đăng: 22/12/2022 - 4:34 Chiều

Hoạt động thu chi tài chính nhà chung cư minh bạch, rõ ràng không chỉ giúp BQT, BQL tối ưu

trang-tri-noel-sanh-chung-cu-15

Những ý tưởng độc đáo trang trí noel sảnh chung cư lung linh trong mùa Giáng sinh 2022 

Ngày đăng: 22/12/2022 - 2:55 Chiều

Trang trí Noel sảnh chung cư là một trong những từ khóa nhận được nhiều sự quan tâm trong dịp

Hue-Innovation-Day-2022-03

Điểm lại những hình ảnh đáng nhớ của Phần mềm Quản lý tòa nhà/chung cư InfoCity trong Sự kiện “Huế – Sáng tạo để phát triển bền vững năm 2022

Ngày đăng: 19/12/2022 - 1:24 Chiều

Ngày 16/12/2022 vừa qua, Ban lãnh đạo Phần mềm Quản lý tòa nhà/chung cư InfoCity đã tham gia Diễn đàn

luat-quan-ly-nha-chung-cu

Luật quản lý nhà chung cư và những quy định cần nắm rõ khi quản lý tòa nhà    

Ngày đăng: 15/12/2022 - 4:57 Chiều

Ban Quản lý (BQL) nhà chung cư cần nắm vững những quy định gì trong luật quản lý nhà chung

Lễ Ký kết Thỏa thuận Hợp tác đồng hành Quản lý tòa nhà/chung cư InfoCity – Dự án The Sol Residence

Ngày đăng: 14/12/2022 - 2:25 Chiều

Ngày 14/12/2022, tại trụ sở văn phòng InfoPlus (công ty chủ quản Phần mềm Quản lý tòa nhà/chung cư InfoCity)

quy-trinh-cuu-ho-thang-may

Quy trình cứu hộ thang máy chung cư đảm bảo an toàn cho cư dân  

Ngày đăng: 13/12/2022 - 3:22 Chiều

Thang máy là vật dụng thiết yếu giúp cư dân di chuyển giữa các tầng nhanh chóng, thuận tiện. Trong

nuoc-sinh-hoat-chung-cu-02

Làm như thế nào để kiểm tra nước sinh hoạt tại chung cư?  

Ngày đăng: 12/12/2022 - 5:57 Chiều

Nguồn nước sinh hoạt tại nhiều tòa nhà/chung cư có chứa nhiều vi khuẩn, hóa chất gây ảnh hưởng trực

huong-dan-su-dung-phan-mem-infocity-01

Sự kiện triển khai đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm InfoCity cho cư dân chung cư Res Green Tower  

Ngày đăng: 07/12/2022 - 1:56 Chiều

Vào ngày 05/12/2022, tại chung cư Res Greeen Tower (7A Thoại Ngọc Hầu, Phú Trung, Tân Phú, Thành phố Hồ

mau-bien-ban-hop-ban-quan-tri-nha-chung-cu

Mẫu biên bản họp Hội nghị nhà chung cư  

Ngày đăng: 05/12/2022 - 4:58 Chiều

Hội nghị nhà chung cư là một trong những hội nghị quan trọng được tổ chức tại các tòa nhà

bao-tri-nha-chung-cu

Bảo trì nhà chung cư theo nguyên tắc nào? Những điều cần biết về bảo trì nhà chung cư

Ngày đăng: 28/11/2022 - 3:18 Chiều

Bảo trì nhà chung cư là gì và bảo trì nhà chung cư theo nguyên tắc nào? Hãy cùng InfoCity

quy-dinh-so-huu-nha-chung-cu-01

Quy định sở hữu nhà chung cư có nên giữ nguyên hay không?

Ngày đăng: 28/11/2022 - 1:11 Chiều

Nếu quy định thời hạn sở hữu nhà chung cư xác định theo thời hạn sử dụng của công trình

xu-huong-cong-nghe-bat-dong-san

Những xu hướng công nghệ bất động sản 2023 – 2026: Làm thế nào để trở thành người dẫn đầu xu hướng ?

Ngày đăng: 10/11/2022 - 11:14 Sáng

Kỷ nguyên kỹ thuật số hiện đại mang đến nhiều công nghệ đặc biệt cho ngành bất động sản (BĐS).

phi-can-ho-chung-cu

Tôi có phải trả nợ phí căn hộ chung cư cho chủ cũ của căn hộ hay không?

Ngày đăng: 09/11/2022 - 10:18 Sáng

Xin hỏi luật sư, BQL làm như vậy có đúng với quy định của pháp luật hay không? Trách nhiệm

phi-de-xe-o-chung-cu-01

Xe gửi ở chung cư được thu phí theo nguyên tắc nào?

Ngày đăng: 08/11/2022 - 10:00 Sáng

Anh Thăng bức xúc vì trong 5 năm, ban quản lý chung cư tăng phí giữ xe tới ba lần,

noi-quy-toa-nha-van-phong

Tổng hợp nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chi tiết từ A – Z

Ngày đăng: 04/11/2022 - 5:35 Chiều

Tòa nhà văn phòng muốn hoạt động ổn định, hiệu quả cần có những quy định, nội quy riêng. Hãy

cu-dan-phien-vi-can-ho-bien-tuong-thanh-van-phong

Chuyện ghi ở chung cư: Cư dân phiền vì căn hộ biến tướng thành văn phòng

Ngày đăng: 04/11/2022 - 11:40 Sáng

Mặc dù đã có quy định về Luật Nhà ở năm 2014, tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều chung

quan-ly-bai-giu-xe-chung-cu-03

Giải pháp quản lý bãi đỗ xe thông minh, an toàn cho tòa nhà chung cư

Ngày đăng: 03/11/2022 - 5:19 Chiều

Quản lý bãi đỗ xe thông minh, an toàn giúp BQL phát hiện và xử lý kịp thời các sự

duong-ong-nuoc-chung-cu (2)

Đường ống nước chung cư được bảo hành thế nào?

Ngày đăng: 02/11/2022 - 3:50 Sáng

Luật sư Phạm Thanh Bình cho rằng việc xử lý sự cố ngập nước còn phụ thuộc vào thời gian

nep-song-van-minh-01

Xây dựng nếp sống văn minh ở chung cư như thế nào?

Ngày đăng: 01/11/2022 - 2:53 Sáng

Xây dựng nếp sống văn minh, hiện đại ở tòa nhà/chung cư là việc hết sức cần thiết nhằm xây

he-thong-phong-chay-chua-chay

Hệ thống phòng cháy chữa cháy là gì? Gồm những thiết bị cơ bản nào?

Ngày đăng: 31/10/2022 - 9:29 Sáng

Hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) có vai trò phát hiện, báo động sự cố hỏa hoạn, đám cháy

quan-ly-hop-dong

Quy trình quản lý hợp đồng cho thuê tòa nhà, chung cư chuyên nghiệp nhất hiện nay

Ngày đăng: 27/10/2022 - 9:32 Sáng

Quản lý hợp đồng thuê tòa nhà/chung cư được coi là một tỏng những công việc cần thiết, quan trọng

quy-trinh-quan-ly-cu-dan-chung-cu

Xây dựng quy trình quản lý cư dân tòa nhà, chung cư hiệu quả, toàn diện

Ngày đăng: 26/10/2022 - 10:38 Sáng

Quy trình quản lý cư dân tòa nhà/chung cư hiệu quả, toàn diện giúp nâng tầm giá trị bất động

ban-quan -tri-nha-chung-cu-01

Chuyện ghi ở chung cư: Quản trị chung cư và “chìa khóa” chấm dứt tranh chấp

Ngày đăng: 26/10/2022 - 3:02 Sáng

Thời trước, Ban quản trị chung cư được coi là nơi sinh hoạt của những người về hưu hoặc nếu

quan-ly-ky-thuat-toa-nha

Quản lý kỹ thuật tòa nhà chung cư như thế nào để phát huy hiệu quả tối đa?

Ngày đăng: 25/10/2022 - 9:44 Sáng

Quy trình quản lý kỹ thuật tòa nhà/chung cư chuyên nghiệp, hiệu quả không chỉ giúp BQL nâng cao năng

hoi-nghi-nha-chung-cu

Hội nghị nhà chung cư là gì? Cần chú ý những điểm gì khi tổ chức hội nghị nhà chung cư

Ngày đăng: 25/10/2022 - 2:53 Sáng

Hội nghị nhà chung cư là gì? Chủ đầu tư, BQT, BQL cần chú ý điểm gì khi tổ chức

phi-quan-ly-van-hanh-chung-cu

Cách tính phí quản lý chung cư và những thông tin từ a-z liên quan đến phí quản lý chung cư

Ngày đăng: 24/10/2022 - 4:49 Sáng

Phí quản lý chung cư cùng với các loại phí khác như: điện nước, trông giữ xe… là những khoản

ban-quan-tri-nha-chung-cu

Ban Quản trị tòa nhà/chung cư là gì? BQT có quyền hạn và trách nhiệm như thế nào?

Ngày đăng: 21/10/2022 - 9:12 Sáng

Ban quản trị có vai trò quan trọng trong việc điều hành, đảm bảo quyền lợi cho cư dân sinh

ky-ket-thoa-thuan-hop-tac

InfoCity và công ty Quản lý Vận hành Tòa nhà Thiên Vân Home ký kết thỏa thuận hợp tác đồng hành quản lý tòa nhà/chung cư 

Ngày đăng: 18/10/2022 - 2:56 Sáng

Sáng ngày 17/10/2022 tại văn phòng công ty Quản lý Vận hành Tòa nhà Thiên Vân Home (Tp. Hồ Chí

InfoPlus và Bespin Global ký kết biên bản ghi nhớ hợp tác đưa giải pháp công nghệ OTAC vào thành phố thông minh 

Ngày đăng: 04/10/2022 - 9:02 Sáng

Ngày 28/09/2022 tại trụ sở chính công ty InfoPlus tòa nhà 81 Trần Thái Tông đã diễn ra lễ ký

InfoCity thông báo lịch nghỉ lễ quốc khánh 2-9

Ngày đăng: 31/08/2022 - 2:58 Sáng

InfoCity thông báo tới quý khách hàng, đối tác lịch nghỉ lễ Quốc Khánh 2-9 sắp tới theo quy định

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit

Ngày đăng: 10/07/2022 - 1:56 Sáng

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Quisque porta id mauris sit amet fringilla. Nunc lacus purus, sollicitudin et

InfoPlus-thong-bao-lich-nghi-tet-duong-2023

InfoCity thông báo lịch nghỉ Tết Dương Lịch 2023 

Ngày đăng: 30/12/2022 - 11:53 Sáng

Để thuận tiện cho việc liên hệ, hợp tác cùng phát triển, Phần mềm Quản lý tòa nhà/chung cư InfoCity

quan-ly-su-dung-nha-chung-cu

Những quy định cần biết về quản lý sử dụng nhà chung cư 2022

Ngày đăng: 16/11/2022 - 2:54 Chiều

Quy định về quản lý sử dụng nhà chung cư như thế nào? Quyền và nghĩa vụ của chủ sở