Ban Quản lý tòa nhà là gì? Chức năng và nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà

Ban Quản lý tòa nhà là bộ phận chủ chốt, quan trọng, quyết định hiệu quả trong công tác vận hành tòa nhà/chung cư. Vậy BQL tòa nhà/chung cư có chức năng, nhiệm vụ gì? Hãy cùng InfoCity tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Ban quản lý tòa nhà là gì?

Ban Quản lý (BQL) tòa nhà là bộ phận phụ trách điều hành, quản lý trực tiếp các hoạt động của một tòa nhà như: thu phí dịch vụ, giám sát nhà thầu, hoàn thành báo cáo…

BQL tòa nhà gồm các thành phần nhân sự:

• Giám đốc dự án.
• Phó Giám đốc dự án (chỉ có những dự án lớn mới có PGĐ dự án).
• Nhóm Kỹ thuật thực hiện công việc bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thật: thang máy, nước, điện, máy lạnh… trong tòa nhà/chung cư.
• Nhóm Hành chính – Nhân sự: Lễ tân, chăm sóc khách hàng, kế toán, admin…
• Nhóm Quản lý chất lượng: Kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo chất lượng dịch vụ tại dự án…
• Nhóm An ninh nội bộ có trách nhiệm theo dõi tình hình an ninh, phát hiện nguy cơ, cảnh báo và nhắc nhở các bộ phận khác.

Ban quản lý tòa nhà có chức năng và nhiệm vụ gì?

 Quản lý tài chính tòa nhà/chung cư

Quản lý tài chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất mà BQL tòa nhà/chung cư phải đảm nhận. Sau khi cư dân, khách hàng nộp các khoản phí, BQL có trách nhiệm lập kế hoạch, phân bổ chi tiết các khoản cần dùng sao cho hợp lý, minh bạch.

Người phụ trách quản lý tài chính cần sử dụng hợp lý, có kế hoạch các khoản tiền. Có báo cáo chi tiết, rõ ràng các khoản, mục đã chi cho BQT tòa nhà/chung cư. Quản lý tài chính minh bạch, rõ ràng giúp cho chủ đầu tư, BQL, BQT dễ dàng nắm bắt được tình hình của tòa nhà, chung cư. Từ đó có chiến lược, kế hoạch đúng đắn để quản lý, phát triển tòa nhà, chung cư.

Công việc quản lý nhân sự

Ngoài công việc quản lý tài chính tòa nhà/chung cư, BQL cần theo dõi công việc quản lý nhân sự. Quản lý nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo và phân công công việc cho các nhân viên. Bên cạnh đó, BQL cũng cần có chế độ lương thưởng, phạt phù hợp với năng lực của từng nhân viên, nhằm mang lại hiệu quả sử dụng nhân sự tối đa.

Quản lý nhân sự là một trong những công việc khó khăn vì con người là nhân tố đặc biệt. Vì vậy, BQL cần có kế hoạch quản lý nhân sự phù hợp, có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ giữa nhân sự với nhau để công việc diễn ra suôn sẻ.

Công việc quản lý khách hàng

Quản lý khách hàng là công việc giải quyết khiếu nại, tư vấn dịch vụ, chăm sóc khách hàng… BQL cần xây dựng quy trình, kênh liên lạc với khách hàng hiệu quả để duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng. Từ đó, đề ra những chính sách chăm sóc phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.

Công việc bảo trì sửa chữa các hệ thống kỹ thuật

Thường xuyên kiểm tra, bảo trì hệ thống máy móc sẽ giúp cho hệ thống kỹ thuật của tòa nhà/chung cư hoạt động tốt. Đồng thời hạn chế được các vấn đề rủi ro kỹ thuật trong tòa nhà/chung cư, tạo được thiện cảm với cư dân, khách hàng sinh sống trong tòa nhà/chung cư.

Công việc giám sát công tác vận hành tòa nhà  

Giám sát vận hành tòa nhà bao gồm các công việc giám sát, quản lý nhân viên, nhà thầu, đảm bảo công việc của các nhân viên, nhà thầu diễn ra theo đúng quy trình. Bên cạnh đó, BQL còn phải kiểm tra hệ thống máy móc, kỹ thuật để kịp thời phát hiện ra lỗi kỹ thuật, dấu hiệu hao mòn, xuống cấp của tòa nhà/chung cư để có biện pháp khắc phục kịp thời.

Ban quản lý tòa nhà/chung cư thường làm những công việc gì?

Quản lý hợp đồng tòa nhà/chung cư

BQL tòa nhà thực hiện các công việc theo phân công của chủ đầu tư và BQT tòa nhà:

• Trường hợp được chủ đầu tư, BQT ủy quyền, BQL sẽ ký kết hợp đồng và quản lý hợp đồng với các nhà thầu: an ninh, vệ sinh, cây xanh…
• Giám sát, theo dõi và đảm bảo chất lượng công việc của các nhà thầu theo hợp đồng đã ký kết với các bên.
• Sau khi kết thúc hợp đồng, BQL tiến hành thanh lý hợp đồng.

Quản lý khách hàng tòa nhà/chung cư

BQL có nhiệm vụ quản lý, điều hành quy trình khách hàng bao gồm:  

• Giải quyết khiếu nại cư dân.
• Bảo vệ tài sản của cư dân, khách hàng trong tòa nhà/chung cư.
• Đánh giá mức độ hài lòng của người thuê chung cư.
• Truyền thông tin tức, sự kiện tòa nhà/chung cư đến với người dân.  

Đảm bảo an ninh cho tòa nhà/chung cư

Để đảm bảo an ninh cho tòa nhà/chung cư, BQL cần có kế hoạch, giải pháp phù hợp để quản lý tốt đội ngũ an ninh cũng như bảo vệ tài sản cho cư dân. Quy trình đảm bảo an ninh bao gồm các công việc:

• Thường xuyên kiểm tra, giám sát quy trình về phòng cháy, chữa cháy.
• Quy trình về tuần tra an ninh, tài sản, hàng hóa.
• Quy trình giám sát nhân viên, khách tham quan, khách ra vào tòa nhà/chung cư.
• Bảo vệ phương tiên đi lại, phương tiện trong tòa nhà/chung cư.
• Có kế hoạch, phương án ứng phó với các trường hợp cấp bách xảy ra tại tòa nhà/chung cư.
• Xây dựng kế hoạch dự phòng cho các trường hợp khẩn cấp.

Xây dựng quy trình đảm bảo an toàn vệ sinh cho tòa nhà/chung cư

Tòa nhà/chung cư đảm bảo an toàn vệ sinh sẽ là điểm cộng trong mắt khách thăm, cư dân. Vì vậy, công tác đảm bảo an toàn vệ sinh là một trong những công việc cần thiết mà BQL cần quan tâm:

• Kiểm tra, khảo sát thực tế các hạng mục, diện tích của tòa nhà/chung cư.
• Đánh giá và xây dựng kế hoạch vệ sinh cụ thể của tòa nhà/chung cư.
• Đề ra phương án, kế hoạch làm việc cụ thể của các nhân viên vệ sinh trong tòa nhà/chung cư.

Vận hành và bảo trì tòa nhà/chung cư

Công tác bảo trì giúp cho tòa nhà/chung cư vận hành hiệu quả, đảm bảo không có sự cố xảy ra. Công tác vận hành, bảo trì bao gồm các công việc:

• Kiểm tra tình hình hệ thống kỹ thuật.
• Giám sát bảo trì và sửa chữa các hư hỏng, sai sót.
• Giám sát, đốc thúc nhà thầu thi công.
• Có kế hoạch thay thế vật tư, phụ kiện để hệ thống vận hành tốt hơn.

Quy trình kiểm soát chi phí

BQL cần minh bạch, công khai chi tiết, rõ ràng mọi khoản chi phí của tòa nhà/chung cư. Bên cạnh đó, BQL cần có kế hoạch đảm bảo mọi khoản chi tiêu được sử dụng rõ ràng, hợp lý:

• Thường xuyên báo cáo công việc quản lý với BQT.
• Có kế hoạch lưu trữ, kê khai các khoản thu, chi phí cho chủ đầu tư, BQT.
• Đảm bảo các khoản chi phí phải rõ ràng, minh bạch không vượt quá ngân sách được phê duyệt.

BQL tòa nhà/chung cư có chức năng điều hành, quản lý, giám sát mọi hoạt động trong tòa nhà; đồng thời BQL cũng được coi là cầu nối giữa chủ đầu tư và cư dân giúp truyền tải thông tin nhanh chóng, kịp thời. Hiểu rõ về chức năng, nhiệm vụ của BQL giúp cho bộ phận này có kế hoạch, chiến lược hoạt động rõ ràng, phù hợp, từ đó đảm bảo hoạt động vận hành tòa nhà/chung cư diễn ra thuận lợi, trơn tru.