Tổng hợp 9 nội dung cần có trong mẫu báo cáo vận hành tòa nhà

Báo cáo vận hành tòa nhà/chung cư là một trong những tài liệu quan trọng, giúp chủ đầu tư, ban quản trị có cái nhìn tổng quan hoạt động vận hành và nắm rõ được tình hình tài chính của tòa nhà/chung cư.

Báo cáo vận hành tòa nhà là gì?

Báo cáo quản lý vận hành tòa nhà bao gồm tài liệu tổng kết tất cả vấn đề tài chính, cơ sở hạ tầng, số lượng cư dân…

Báo cáo tổng kết này được ban quản lý tổng hợp theo quý hoặc theo năm. Báo cáo giúp chủ sở hữu, ban quản trị, ban quản lý nắm được tình hình chung của tòa nhà/chung cư.

Ý nghĩa của báo cáo vận hành tòa nhà/chung cư

Bằng những số liệu trong mẫu báo cáo quản lý vận hành tòa nhà/chung cư, chủ đầu tư, ban quản trị, ban quản lý tòa nhà có cái nhìn tổng quan về hoạt động quản lý vận hành và rút kinh nghiệm những điều thiếu sót, phát huy những điều đã làm tốt:

• Giúp các thành viên trong ban quản lý có cái nhìn tổng quan về mọi hoạt động đang diễn ra. Từ đó, rút kinh nghiệm những điều chưa làm được, dự đoán những vấn đề phát sinh, đề ra hướng giải quyết.
• Báo cáo vận hành quản lý tòa nhà giúp chủ đầu tư, ban quản trị theo dõi, giám sát được công việc của ban quản lý. Từ đó có điều chỉnh phù hợp với năng lực, sở trường của từng thành viên trong ban quản trị.

Những nội dung quan trọng được thể hiện trong mẫu báo cáo vận hành tòa nhà

Có 9 nội dung mà một mẫu báo cáo vận hành tòa nhà/chung cư cần có. Những nội dung này sẽ giúp chủ đầu tư, ban quản trị có cái nhìn tổng quan về tình hình thực hiện các công việc trong tòa nhà/chung cư.

Báo cáo khoản thu – chi, lãi – lỗ của tòa nhà

 Nhân viên làm báo cáo các khoản thu từ cư dân, khách hàng và các khoản chi tại thời điểm làm báo cáo. Đồng thời tính toán lãi lỗ của tòa nhà trong thời gian vừa qua.

Thống kê tình hình tài chính của tòa nhà/chung cư theo tháng, quý.

Báo cáo tình hình thuế phí, tài chính của tòa nhà đối với pháp luật

Ban Quản trị liệt kê đầy đủ tình trạng thuế phí, tài chính cần đóng của tòa nhà/chung cư theo quy định của pháp luật.

Báo cáo tăng giảm tài sản cố định trong từng khoảng thời gian

Tổng hợp số lượng tài sản cố định tăng giảm như thế nào trong thời gian làm tổng kết. 

Báo cáo tình hình nhân sự làm việc trong tòa nhà

Báo cáo ghi rõ số lượng nhân sự tăng giảm ra sao (số lượng nhân sự mới vào, nghỉ, bổ sung nhân sự…), thay đổi số lượng phòng ban như thế nào?

Trong báo cáo chỉ rõ số lượng nhân sự biến đổi như thế nào, từ đó có phương pháp điều chỉnh nhân sự trong tương lai.

Báo cáo tình hình công tác vệ sinh

BQL đã thực hiện vệ sinh ở khu vực nào trong tòa nhà; số lần làm vệ sinh mấy lần trong ngày, tháng; chất lượng vệ sinh ra sa, còn vấn đề gì cần giải quyết không…

Báo cáo tình trạng hạ tầng, trang thiết bị

Ghi rõ hạng mục hạ tầng, trang thiết bị đang hoạt động tốt, cần được bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp. Lập danh sách các trang thiết bị hạ tầng cần được xử lý và đề xuất giải pháp xử lý.

Báo cáo hoạt động trong công tác bảo trì

Báo cáo các hoạt động kiểm tra, sửa chữa và bảo dưỡng định kỳ các thiết bị trong tòa nhà/chung cư ra sao, mấy lần trong tuần/tháng. Từ đó, rút ra được kết quả thu được từ công tác bảo trì.

Báo cáo số lượng cư dân, khách hàng đang sinh sống, làm việc trong tòa nhà

Tổng hợp số lượng cư dân, khách hàng đang sinh sống, làm việc trong tòa nhà/chung cư.  

Định hướng hoạt động trong thời gian tới

Báo cáo đề ra các phương hướng xử lý các vấn đề còn tồn tại và hướng xử lý trong thời gian tới.

Những yêu cầu đối với người làm báo cáo vận hành tòa nhà

Người làm báo cáo quản lý vận hành tòa nhà/chung cư cần có chuyên môn về quản lý, vận hành để có thể phân tích vấn đề, tổng kết và đề ra định hướng kinh doanh phù hợp với tòa nhà/chung cư. Bên cạnh yếu tố chuyên môn, người làm báo cáo cũng nên nắm rõ tình hình thực tế công tác quản lý vận hành tòa nhà để có bảng báo cáo minh bạch, sát tình hình thực tế.

Lưu ý khi làm mẫu báo cáo vận hành tòa nhà

Mẫu báo cáo quản lý vận hành tòa nhà/chung cư cần đảm bảo chính xác, rõ ràng để các thành viên khi nhìn vào có thể nắm tổng quan được vấn đề, tình hình của tòa nhà. Người làm báo cáo cần lưu ý những điều sau:

• Người làm báo cáo cần đảm bảo mọi thông tin trong báo cáo phải chính xác, mang tính khách quan.
• Thể hiện sự rõ ràng, minh bạch.
• Mục thu – chi cần đính kèm hóa đơn, giấy tờ cần thiết có liên quan.
• Với mục nhân sự cần đính kèm thông tin về nhân thân để tra cứu trong trường hợp cần thiết.
• Báo cáo được làm theo tháng, quý, năm phụ thuộc vào yêu cầu của chủ đầu tư, ban quản trị.

Để làm mẫu báo cáo quản lý vận hành tòa nhà/chung cư đạt chuẩn cần phải thực hiện đầy đủ các mục về: nhân sự, tài chính, hoạt động vận hành…

Trên đây là toàn bộ những thông tin về những nội dung cần có trong mẫu báo cáo vận hành tòa nhà/chung cư. Hy vọng với bài viết này, chủ đầu tư, ban quản trị, ban quản lý tòa nhà/chung cư sẽ có cơ sở để làm báo cáo đúng chuẩn, phù hợp với tòa nhà/chung cư của mình.